O pracy zdalnej będziemy mówić, gdy wykonywana będzie całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kodeks pracy rozróżnia trzy ścieżki, z wykorzystaniem których może ona zaistnieć, tj.: gdy praca zdalna jest świadczona w drodze uzgodnień stron stosunku pracy, na jednostronne polecenie pracodawcy, jak i właśnie pracę incydentalną, na wniosek pracownika, dla której wprowadzono szczególne regulacje.
Kiedy możemy mówić o pracy zdalnej okazjonalnej?
Pracę zdalną incydentalną przewiduje art. 6733 Kodeksu pracy, stosownie do którego:
§ 1. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
§ 2. Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3.
§ 3. Kontrola wykonywania pracy zdalnej, o której mowa w § 1, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
W założeniu ma ona być niejako odpowiednikiem dotychczas stosowanej nieformalnej pracy typu home office, gdyż ma stanowić pewnego rodzaju benefit dla pracownika. Potrzebę wprowadzenia takiej regulacji uzasadniono jego interesem, gdyż ustawodawca ma na celu wsparcie pracowników w szczególnych sytuacjach, gdy z uwagi na różne okoliczności nie mogą wykonywać pracy w stałym miejscu. W uzasadnieniu projektu jako przykładowe okoliczności wymieniono konieczność opieki nad członkiem rodziny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych, ale nie ma tu zamkniętego katalogu, stąd może być pomocna, gdy np. pracownik będzie oczekuje na ważną przesyłkę, której nie może odebrać w miejscu pracy ze względu na jej rozmiar, musi zaopiekować się pupilem i o stałych godzinach podać mu leki, musi nadzorować jakieś prace remontowe itd. Oczywiście mowa o sytuacjach, gdy za każdym razem pracownik może, pomimo tych szczególnych, osobistych okoliczności, wykonywać pracę bez przeszkód. Pracownik ma prawo do złożenia wniosku o pracę zdalną okazjonalną także wtedy, gdy wykonuje już częściowo pracę zdalną na zwykłych zasadach.
Czym się różni wykonywanie pracy zdalnej w trybie okazjonalnym od innych sposobów – gdy poleca ją pracodawca albo gdy umawiają się na nią pracownik i pracodawca?
Z uwagi fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika została unormowana w sposób odmienny, gdyż:
- nie jest wymagane porozumienie określające warunki pracy zdalnej incydentalnej w tak szczegółowy sposób jak wskazano w Kodeksie pracy,
- nie jest wymagane oświadczenie ze strony pracownika o posiadaniu warunków lokalnych i technicznych umożliwiających pracę zdalną oraz o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym,
- nie ma prawa do zwrotu kosztów, ekwiwalentu lub ryczałtu (choć tu strony mogą ustalić inaczej),
- nie wydaje się pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia,
- nie stosuje się przepisu art. art. 6719 § 6 (przewidującego, że pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika)
- nie ma obowiązku zapewnienia materiałów, narzędzi, sprzętu przez pracodawcę, czy jego serwisu oraz pomocy technicznej (choć tu strony mogą ustalić inaczej).
W sytuacji, w której pracodawca dobrowolnie postanowi jednak zwrócić pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną koszty bezpośrednio związane z taką pracą (pomimo braku ustawowego obowiązku), koszty takie, nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czy pracodawca może kontrolować wykonywania pracy przez pracownika w trybie okazjonalnej pracy zdalnej?
Z uwagi na fakt, iż zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie będą określane w aktach wewnętrznych pracodawcy, kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem. Wyodrębnienie okazjonalnej pracy zdalnej, jako doraźnej formy świadczenia pracy zdalnej przez pracownika, nie może pozbawiać jednak pracodawcy możliwości kontroli wykonywania takiej pracy, w tym w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych
Z jakim wyprzedzeniem pracownik musi złożyć wniosek o skorzystanie z możliwości pracy okazjonalnej i czy musi go uzasadnić?
Nowe przepisy nie precyzują terminu, w którym pracownik powinien złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, aby został rozpatrzony przez pracodawcę. Wydaje się zatem, że pracodawca może określić w wewnętrznych regulacjach, z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni składać wnioski np. z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem, co pozwalałoby na unikanie dezorganizacji. Zgodnie z przepisami pracownik nie ma obowiązku uzasadnienia, zwłaszcza drobiazgowego, wniosku o pracę zdalną. Może jednak przekazać taką informację pracodawcy, choćby po to by zwiększyć szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku.
Czy pracodawca musi się zgodzić na wniosek pracownika o wykonywania pracy zdalnej (okazjonalnie)?
Wątpliwości budzi to, czy pracodawca będzie związany takim wnioskiem pracownika o pracę incydentalną, czy też nie. Tu przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi. Część osób uważa, że pracodawca nie ma obowiązku uwzględnić wniosku. Odmowa uwzględnienia wniosku nie wymaga sporządzania uzasadnienia braku zgody, choć też podkreśla się, że istotne jest to, by przy odmowie pracodawca nie kierował się kryteriami, które mogą zostać uznane za dyskryminujące bądź w inny sposób prowadzić do nierównego traktowania. Z drugiej strony pojawiają się glosy, że skoro wyróżniono taką formę pracy i ma to pomóc pracownikom, to należałoby tutaj postępować tak jak w sytuacji wniosku o urlop na żądanie, tj. uznać, iż co do zasady pracodawca, jeśli tylko nie ma przeszkód, powinien wyrazić zgodę. W naszej ocenie uzasadnienie projektu przemawia za pierwszym stanowiskiem. Wskazano tam, że: „Brak zastosowania wyłączonych przepisów (chodzi o wyłączenie art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3. K.p.) przyczyni się także do większej przychylności pracodawców do udzielania zgody na wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika.”, zatem ustawodawca widzi tu potrzebę zgody na pracę okazjonalną ze strony pracodawcy.
Czy 24 dni pracy zdalnej w trybie okazjonalnym jest stała w trakcie roku kalendarzowego czy też w sytuacji, gdy pracownik zmienia pracę liczy się od nowa?
Tak samo trudno jednoznacznie to przesądzić, czy pula 24 dni liczy się na nowo po zmianie pracodawcy w ciągu toku. W przepisie mowa o ilości na rok, ale gdyby miała się ona nie odnawiać, to jednocześnie konieczne byłoby ustalenie sposobu, w jaki pracodawca ma weryfikować liczbę dni wykorzystanych przez pracownika u poprzedniego pracodawcy. To co pewne, to to, że jeśli pracownik nie wykorzystał 24 dni w danym roku kalendarzowym, wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie zwiększy się w kolejnym roku.
Od kiedy będzie można korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej?
Regulacje te zaczną obowiązywać po 2 miesięcznym vacatio-legis, czyli z dniem 7 kwietnia 2023 r. Wielu pracodawców liczy też, że do tego czasu Ministerstwo czy organy mające kontrolować przestrzeganie przepisów, w tym PIP, zajmą już stanowisko dotyczące ww. wątpliwości lub wydane zostaną doprecyzowujące je przepisy wykonawcze (np. w zakresie treści świadectwa pracy). O wszelkich zmianach i oficjalnych interpretacjach będziemy Państwa na bieżąco informowali, np. w formie naszych alertów.
