fbpx
,

Konsekwencje odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego dla pracodawców

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano 29 maja 2023 r. kolejną wersję projektu rozporządzenia Ministra Zdrowia, którego treść wskazuje, iż już z dniem 1 lipca 2023 r. zostanie odwołany stan zagrożenia epidemicznego wprowadzony w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2.

Wydanie tego aktu wiąże się z wnioskiem, jaki złożył w tej sprawie Główny Inspektor Sanitarny. W pełni należy zgodzić się z uzasadnieniem, w którym wskazano, że: „Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego spowoduje zniesienie szczególnych rozwiązań związanych z tym stanem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, co będzie miało również pozytywny wpływ na sektor gospodarki, w tym działalność mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw”.

W sytuacji, gdy dojdzie do odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego przestaną, jednak w części przypadków nie od razu, a z upływem okresu przejściowego wyznaczonego w przepisach , obowiązywać regulacje wprowadzone ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawą covidową).
Co takiego zatem dokładnie się zmieni i kiedy?

Badania profilaktyczne

Tzw. specustawa covidowa wprowadziła zawieszenie obowiązków w zakresie wykonywania przez pracowników badań okresowych, zatem w oparciu o art. 12a mogą oni dalej wykonywać pracę nawet bez posiadania aktualnych badań. Po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego wszyscy pracownicy nieposiadający aktualnych badań okresowych będą mieli 180 dni na ich wykonanie.  Należy tutaj zatem ze strony pracodawcy zadbać o wydanie odpowiednich skierowań i podjęcie działań tak, by udało się sprawnie wykonać ten obowiązek. Muszą bowiem mieć na uwadze art. 229 § 4 K.p., zgodnie z którym Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Już teraz można zresztą kierować pracowników na takie badania, zgodnie bowiem ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii (z dnia 7 stycznia 2021 r.) badania okresowe mogą być wykonywane w trakcie epidemii.

W ww. stanowisku Ministerstwo uznało, że jeśli pracodawca skieruje pracownika na badania okresowe, pracownik się takiemu badaniu podda, a lekarz medycyny pracy przeprowadzi badanie i wyda orzeczenie o braku przeciwwskazań do wykonywania przez danego pracownika pracy na stanowisku określonym w skierowaniu na badanie, wówczas należy to badanie traktować jak normalne badanie okresowe. Nie ma obowiązku powtarzania takiego badania po ustaniu epidemii. Kolejne badanie okresowe należy wykonać zgodnie z terminem wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy. Jeśli stan epidemii będzie obowiązywał na tyle długo, że termin takiego kolejnego badania okresowego wypadnie ponownie w okresie epidemii, wówczas ponownie będzie możliwe skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku wykonania badania okresowego z godnie z art. 12a wspomnianej wyżej ustawy, albo wykonanie takiego badania.

Zawieszony jest także obowiązek dokonywania badań wstępnych dla pracowników administracyjno-biurowych, jeżeli posiadali aktualne orzeczenie o braku przeciwskazań do wykonywania pracy (zgodnie z art. 12 a ust. 5). Od dnia zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego, zatrudnienie nowej osoby na takim stanowisku co do zasady będzie wymagało przeprowadzania badań wstępnych.

Szkolenia okresowe

Na razie nadal obowiązuje art. 12e ust. 1 ww. ustawy, w którym dopuszczona została możliwość przeprowadzenia szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego dla niektórych grup pracowników (w tym na stanowiskach robotniczych czy na stanowiskach, na których występuje działanie czynnika niebezpiecznego).
Taka możliwość skończy się zatem z dniem zniesienia stanu zagrożenia epidemiologicznego.

Dodatkowo na uwadze należy mieć art. 12e ust. 2 ww. ustawy, zgodnie z którym:
W przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:

  1. okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
  2. w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku, gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii

– termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.

Ograniczenia wysokości odpraw i odszkodowań

Tzw. specustawa covidowa ograniczyła do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (aktualnie zatem kwoty 34.900 zł) wysokość odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń wypłacanych w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, z zastrzeżeniem, iż dotyczyło to pracodawców, u których wystąpił spadek obrotów lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń w rozumieniu przepisów covidowych.

Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemiologicznego ww. limit zostanie zniesiony. W tej sytuacji powrócimy do regulacji odnoszących się do wysokości krotności wynagrodzenia konkretnego pracownika, jak i art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników ustanawiającego dla odprawy z tytułu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracowników limit wynoszący 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę (które z dniem 1 lipca 2023 r. wzrasta do 3.600 zł).

Udzielanie zaległych urlopów

Z dniem odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego utarci moc art. 15gc ww. ustawy, który dawał pracodawcy praw do udzielenia pracownikowi, w terminie wskazanym przez pracodawcę, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni.

Zanim jednak wprowadzono tą regulację w orzecznictwie Sadu Najwyższego (tak w wyroku z 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05) przyjęto, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. W uzasadnieniu Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, iż przepis art. 168 K.p. dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Zatem z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 K.p. nie da się wywieść warunku, że jest to zależne od zgody pracownika. Udzielanie zaległych urlopów bez zgody pracownika zatem nadal będzie możliwe.

Zakaz konkurencji

Wraz ze zniesieniem stanu zagrożenia epidemiologicznego utraci moc kontrowersyjna regulacja art. 15gf ww. ustawy który pozwala pracodawcom na jednostronne rozwiązanie za siedmiodniowym wypowiedzeniem umowy o zakazie konkurencji, w tym zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. O wątpliwościach do tej regulacji szerzej piszemy w artykule Rozwiązywanie umów o zakazie konkurencji – KTW Legal. Oczywiście nadal pracodawca będzie mógł się uwolnić do takiej umowy, ale tylko na zasadach jakie strony w niej uprzednio przewidziały.

Powrót do tzw. fikcji doręczeń

Kolejnym przepisem, który budził dużo zastrzeżeń i utraci swoją moc jest art.98 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Na jego podstawie w okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru nie można było uznać za doręczone.

Orzecznictwo sądów pracy wskazywało jednak, że takie pismo uznaje się za skutecznie doręczone np. z chwilą upływu drugiego awizo, tj. momencie, kiedy pracownik mógł realnie się z nim zapoznać, stąd pojawiły się głosy, iż przepis ten nie dotyczy pism pracodawcy. Z dniem uchylenia stanu zagrożenia epidemiologicznego tego typu wątpliwości ustaną.

Praca zdalna

Nadal, ale tylko przez 3 miesiące od odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego, z powołaniem na taką okoliczności pracodawca będzie mógł polecić pracę zdalną. Na szczęście praca zdalna jako rozwiązanie oczekiwane przez pracodawców i pracowników, jednak została przeniesiona z ustawy z 2 marca 2020 r. na stałe do Kodeksu pracy.

Zgodnie z nowymi regulacjami (art. 6719 K.p.) praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  • w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Trzeba pamiętać jednak wówczas o szeregu obowiązków, w tym zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna będzie także możliwa w ramach uzgodnienia między stronami umowy przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, jak i na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku (jako tzw. praca zadana okazjonalna, uregulowana art. 67 33 K.p.).

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Z dniem zniesienia stanu zagrożenia epidemiologicznego pracodawcy nie będą mieli już możliwości zwieszenia obowiązków, ciążących na nich z mocy ustawy dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Art. 15ge tzw. specustawy covidowej dawał im taka możliwość, wskazując, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy w rozumieniu art. 3 K.p. spadku obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9, lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2, pracodawca mógł zawiesić obowiązki:

  • tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  • dokonywania odpisu podstawowego,
  • wypłaty świadczeń urlopowych

Oczywiście takie zawieszenie obowiązków związanych z funduszem ma charakter fakultatywny i stanowi jedynie uprawnienie dla pracodawcy, jednak ci, którzy z niego skorzystali będą musieli powrócić do dawnych działań i odpisów.

Do końca 2023 r. obowiązują także podwyższone limity:

  • do 2.000 zł w zakresie wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych
  • do 3.000 zł dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie – dzieci i młodzieży do lat 18 sfinansowane z innych źródeł niż wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o PIT.

Zatem zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego nie będzie oznaczało od razu natychmiastowego powrotu do stanu prawnego sprzed 14 marca 2020 r., ale warto się do koniecznych działań przygotować.

Sygnalizujemy ponadto, że odwołania stanu zagrożenia epidemiologicznego niesie za sobą konsekwencje także w obszarze legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców. Ta tematyka będzie przedmiotem naszej kolejne pzmiany dotkają także obszaru dotyczący zatrudniania cudzoziemców, ale tej tematyki będzie dotyczyła kolejna z naszych publikacji.