Czym jest NDA (Non Disclosure Agreement)?
Jest to umowa o zachowanie poufności, która coraz częściej stanowi ważny element współpracy między przedsiębiorcami oraz występuje także przy współpracach biznesowych osób fizycznych. Jej nadrzędnym celem jest ochrona i zabezpieczenie wartościowych informacji, wiedzy, wykorzystywanych technologii czy know-how. Można ją zawrzeć zarówno przed rozpoczęciem współpracy, razem z pierwszymi umowami, żeby zabezpieczyć strony przed „wyciąganiem” wrażliwych dla nich informacji, ale także już w trakcie trwania współpracy. NDA może być całkowicie odrębną umową, ale może być także częścią innej zawieranej umowy, w której po prostu znajdują się klauzule określające kwestie dotyczące poufności. Umowa o zachowanie poufności najczęściej mają charakter obustronny, co oznacza, że chroni poufne informacje obu stron umowy. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby NDA miała charakter umowy jednostronnej, w takiej sytuacji umowa będzie chroniła tylko jedną ze stron umowy.
Co powinna zawierać umowa o zachowanie poufności?
Przede wszystkim powinna zawierać informacje podlegające ochronie. Najczęściej przedmiotem ochrony będą:
- informacje finansowe np. sytuacja finansowa kontrahentów, polityka cenowa
- informacje technologiczne, np. know-how, używane technologie, metody produkcji i materiały
- informacje biznesowe, np. listy klientów, treści umów, warunki współpracy
De facto przedmiot ochrony zawsze będzie uzależniony od prowadzonej działalności czy warunków współpracy. Często zdarza się też, że umowa o zachowaniu poufności obejmuje po prostu wszelkie informacje przekazane przez strony umowy, bądź jedną ze stron w trakcie współpracy.
Zasadą jest, że im cenniejsza informacja, tym dokładniejsze powinno być jej określenie w samej umowie. Często w tego typu umowach, określa się też kategorie czy dziedziny informacji podlegające ochronie.
Warto jednak wspomnieć, że nie tylko sama umowa chroni tajemnicę przedsiębiorstwa. Taka konstrukcja występuje także w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a art. 11 tej ustawy wskazuje, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa. Co się z tym wiąże, umowa nie powinna być powielaniem treści wynikającej z ustawy, a potencjalnym rozszerzeniem ochrony i jej doprecyzowaniem.
Jakie są sankcje za naruszenie umowy?
Przede wszystkim to jakie sankcje się pojawią, zależy w dużej mierze od stron. W przeważającej części będą to kary umowne, opierające się na karach finansowych za określone działanie wbrew umowie. Warto dokładnie określić poziom kar, który może zależeć od wartości informacji poufnej, której ujawnienie zostało naruszone.
Jaki jest okres obowiązywania NDA?
Tutaj strony mają całkowitą dowolność. Czas obowiązywania może być wyznaczony przez datę, do której trwa ochrona, może być skorelowany z trwaniem umowy o współpracę. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli umowa dotyczy np. technologii, która się rozwija, przy umowie na czas nieokreślony, trzeba będzie aktualizować opis przedmiotu ochrony, tak aby odpowiadał on faktycznie chronionej technologii. W praktyce najczęściej spotykamy się z Umowami NDA, które obowiązują przez okres trwania współpracy oraz dodatkowo na okres od 2 do 10 lat po zakończeniu tej współpracy.
Co z informacjami poufnymi po zakończeniu umowy?
Warto w umowach dotyczących zachowania poufności wskazać, jak postępować z informacjami udostępnionymi na mocy tych umów, gdy umowa przestanie obowiązywać.
Powszechną praktyką w tej kwestii jest zawarcie postanowienia, które wskazuje, że w określonym terminie strona, której informacje zostały udostępnione, zobowiązana jest do zniszczenia lub zwrotu drugiej stronie wszystkich materiałów, na których te informacje zostały zarejestrowane.
Kiedy NDA nas nie obowiązuje?
W tym aspekcie musimy pamiętać, że umowa między stronami nie może wykluczać stosowania ustawy. Co się z tym wiąże, jeżeli obowiązek ujawnienia informacji objętych NDA wynika właśnie z ustawy, nie może „zasłaniać się” umową o zachowanie poufności.
Przykładem będzie stosowanie kodeksu karnego czy kodeksu postępowania karnego, bowiem art. 304 §1 k.p.k nakładana na nas obowiązek informowania organów ścigania, tj. Policji czy Prokuratury o przestępstwach ściganych z urzędu. Warto nadmienić, że powoływanie się na NDA, nie zwolni nas z odpowiedzialności karnej w razie zaniechania tego obowiązku. Katalog przestępstw, których niezgłoszenie podlega karze, zawiera art. 240 §1 kodeksu karnego. Chodzi między innymi, o przestępstwa takie jak zabójstwo, szpiegostwo czy pedofilia, za ich niezgłoszenie grozi kara do 3 lat pozbawienia wolności.
Podsumowując, umowa o zachowaniu poufności to nie świętość, której nie możemy nigdy naruszyć, w szczególności, jeśli dowiedzieliśmy się o popełnieniu jakiegoś ciężkiego przestępstwa. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących stosowania postanowień umowy NDA, zespół Kancelarii KTW.Legal pozostaje do Państwa dyspozycji.
