Ostatnio dużo zaczyna mówić się o sygnalistach (ang. whistleblower), a to dlatego, że w grudniu 2021 r. kończy się czas na implementowanie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. Jest to akt, który zakreśla ramy prawnej ochrony sygnalisty, czyli osoby pracującej w sektorze prywatnym lub publicznym, która uzyskała informacje na temat naruszeń (nieprawidłowości) w kontekście związanym z pracą i dokonuje ich zgłoszenia. W ostatnim bowiem czasie sygnaliści ujawnili szereg skandali związanych m.in. z uchylaniem się od płacenia podatków i naruszeniami konkurencji, czy działaniami takich korporacji jak np. Facebook, stąd dostrzegając ich rolę w skutecznym wykrywaniu przypadków naruszenia prawa, na etapie postępowań wyjaśniających i ścigania tych naruszeń, podjęto decyzję o objęciu ich ochroną, tworząc dedykowane im działania.
Celem Unii ma być skłonienie, poprzez regulacje państwowe, podmiotów publicznych i prywatnych do działań transparentnych, podejmowanych w poczuciu odpowiedzialności społecznej oraz dbałość o interes publiczny. Z drugiej strony takie działania mogą pomóc w łagodzenia skutków prawnych i finansowych w przypadku wcześniejszego wykrycia naruszeni i zmniejszają ryzyko utraty reputacji, dążąc do eliminacji ewentualnych przypadków oraz ryzyka łamania przepisów prawa. Ochrona sygnalistów ma się więc wszystkim opłacić.
Co z polską ustawą o ochronie tzw. sygnalistów?
18 października 2021 r. ukazał się, długo oczekiwany, projekt polskiej ustawy dot. ochrony tzw. sygnalistów i będzie teraz procedowany. Warto mieć jednak świadomość, że nawet jeśli przepisy nie zostaną uchwalone na czas, w części ww. Drektywa będzie miała bezpośrednio zastosowanie. Zasadą jest, że jeśli taki akt daje osobie fizycznej czy prawnej pewne uprawnienia w stosunku do państwa, to obywatel ten może z nich korzystać wobec organu państwa. Ponadto kraj, który zaniechał terminowego wdrożenia dyrektywy unijnej nie może się powoływać na jej niewdrożone przepisy w sporze z obywatelem. W tym przypadku dyrektywa będzie miała bezpośrednie zastosowanie w jednostkach sektora publicznego, jak również pojawi się konieczność uruchomienia i obsługi zewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń prawa, a co za tym idzie pojawi się możliwość „upublicznienia” naruszenia lub zidentyfikowanego problemu w przedsiębiorstwie.
Jakie obowiązki nakłada Dyrektywa UE?
Najpierw pracodawcy zatrudniający powyżej 250 pracowników oraz podmioty publiczne jak i przedsiębiorcy publiczni, działający w reżimie zamówień publicznych, w sektorze ochrony środowiska lub bezpieczeństwa transportu będą zobowiązani do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów (a te same obowiązki – chyba, że Polska zdecyduje się wdrożyć działania w tym zakresie wcześniej – od 17 grudnia 2023 roku zostaną nałożone również na mniejsze podmioty, zatrudniające co najmniej 50 pracowników). Katalog podmiotów, których przedsiębiorca będzie zobowiązany do zapewnienia możliwości zgłaszania wszelkich wykrytych nieprawidłowości jest bardzo szeroki, gdyż takie będą mogli zgłaszać: pracownicy, współpracownicy (również w ramach działalności gospodarczych), akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organów, wolontariusze, stażyści (również nieotrzymujący wynagrodzenia), jak i nawet pracownicy wykonawców, podwykonawców i dostawców przedsiębiorcy zobowiązanego. By sygnalista był chroniony przez prawo to zgodnie z ww. dyrektywą musi po pierwsze mieć uzasadnione przekonanie, że zgłasza prawdziwe informacje i po drugie dokonać zgłoszenia zgodnie z prawem.
W Dyrektywie nałożono obowiązek ustanowienia zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:
- wewnętrznym (w ramach organizacji tj. przedsiębiorstwa) – założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami w pierwszej kolejności
- zewnętrznym (do właściwego organu) lub
Kanały przyjmowania zgłoszeń mają zapewnić poufność osoby dokonującej zgłoszenia i osoby wskazanej w zgłoszeniu i zapewnić, że nieupoważnieni członkowie personelu nie będą mieć do tych danych dostępu – dyrektywa przewiduje, że tożsamość sygnalisty w zasadzie nie może być ujawniona żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych (wyjątkiem od tej zasady jest przypadek, gdy ujawnienie jest konieczne w zw. z prowadzonymi przez organy postępowaniami wyjaśniającymi lub sądowymi i prawem do obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie). Warto rozważyć zapewnienie takiego kanału i przy wykorzystaniu specjalnie do tego celu przygotowanego oprogramowania. Dodatkowym obowiązkiem będzie prowadzenie rejestru zgłoszeń oraz przechowywanie ich przez określony czas, co taki system mógłby znacznie ułatwić i zautomatyzować
Ochrona sygnalistów
Sygnalista będzie polegał ochronie, bowiem przyjęto, że w związku z dokonaniem zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe (jak np. zwolnienie z pracy, degradacja, przymusowy urlop bezpłatny, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników lub o pracy, zastosowanie środka dyscyplinarnego itp.).
Pracodawców czeka zatem przygotowanie kanałów do dokonywania zgłoszeń i opracowanie odpowiednich procedur, a także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze. Warto w celu prawidłowego wykonania ciążących na przedsiębiorcy obowiązków i uniknięcia ewentualnej odpowiedzialności, przeprowadzić audyt prawny istniejących rozwiązań i wdrożyć nowe rozwiązania. To sfera, w której współpracujemy z podmiotem, który może Państwu zaproponować dedykowane oprogramowanie, zaś Nasi specjaliści mogą Państwa wesprzeć w przygotowaniu odpowiednich procedur wewnętrznych i wyjaśnić wątpliwości, jakie powstaną na tle nowych przepisów i wymogów.
