Od 1 lipca 2021 r. niemal wszystkie wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego będą składane wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez system teleinformatyczny. Wyjątek dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz ZOZ, które będą miały wybór między formą tradycyjną oraz elektroniczną. Cel wprowadzanych zmian jest jasny: usprawnienie procesu rejestracji spółek i wprowadzania zmian do rejestru, co łatwiej ma być zrobić on-line niż tak jak dotychczas – w formie znanych nam od lat wniosków składanych na papierze. Jak będzie w rzeczywistości okaże się już wkrótce, ale jeśli system będzie dobrze zaprojektowany i funkcjonalny, to zdecydowanie odciąży wnioskodawców oraz sądy rejestrowe.
Czym jest Krajowy Rejestr Sądowy?
Krajowy Rejestr Sądowy to miejsce, w którym zebrane są wszystkie informacje dotyczące spółek, stowarzyszeń, fundacji, innych organizacji społecznych oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Dotąd podmioty chcące zarejestrować nową spółkę lub dokonać zmian danych w KRS wypełniają papierowe wnioski, często składające się z kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu stron. Powoduje to wiele trudności zarówno dla wypełniających, jak i dla sądu rejestrowego, a w konsekwencji – często niepotrzebnie znacznie wydłuża postępowanie rejestrowe.
Co zmieni nowelizacja?
Naprzeciw tym problemom ma właśnie wyjść nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jej podstawowe założenia polegają na tym, że niemal wszystkie wnioski o zmianę danych w Krajowym Rejestrze Sądowym aktualnie można składać jedynie w formie elektronicznej, a co za tym idzie – w zasadzie wyeliminowana zostaje możliwość składania papierowych wniosków (z wyjątkiem opisanym na wstępie). Ma to znacznie przyspieszyć postępowanie przez sądem rejestrowym. Szczególnie istotna z perspektywy wnioskodawców wydaje się zmiana polegająca na tym, że system teleinformatyczny ma być skonstruowany w sposób, który będzie automatycznie weryfikował, czy wszystkie konieczne pola zostały wypełnione. Takie rozwiązanie wyeliminuje możliwość przeoczenia pól, które należy wypełnić. Na podstawie danych wprowadzonych do systemu zostanie wygenerowany wniosek, a dane będą mogły być automatycznie przeniesione do systemu, co spowoduje znaczne odciążenie sądów, które dotychczas ręcznie przepisywały informacje zawarte w papierowych wnioskach, co czasami prowadziło do omyłek pisarskich.
Procedura składania wniosku
Dane do systemu będą mogły wprowadzać osoby reprezentujące spółkę oraz ich pełnomocnicy. Wraz z wnioskiem konieczne będzie złożenie wszystkich opłat. Dotychczas, w przypadku braku opłaty, sąd wzywał wnioskodawcę do jej uiszczenia, jednakże po wejściu w życie nowelizacji brak opłaty będzie skutkował brakiem możliwości złożenia wniosku.
Jeśli chodzi zaś o dokumenty dołączane do wniosku, na przykład tekst jednolity przy zmianie umowy spółki, to trzeba będzie je złożyć w postaci odpisów elektronicznie poświadczonych przez notariusza lub występującego w sprawie pełnomocnika. Dopuszczalne będzie również złożenie skanów niezbędnych dokumentów, jednakże w tym wypadku konieczne będzie dosłanie oryginałów dokumentów do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku. Składane wnioski będą musiały być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Nowelizacja zakłada również, że wnioskodawcy będą mogli porozumiewać się z sądem za pomocą systemu teleinformatycznego, co byłoby niezwykle pozytywną zmianą usprawniającą komunikację wnioskodawcy z sądem. Jednak ze względu na brak szczegółowych informacji dotyczących tego, jak będzie wyglądać ta komunikacja pozostaje nam czekać na start systemu i przetestowanie tego w praktyce. W systemie informatycznym pojawią się również informacje dotyczące tego, czy sąd wydał już postanowienie w sprawie wniosku, czy też na przykład konieczne będzie uzupełnienie braków wniosku.
Jeśli zatem nowelizacja spełni podstawowe założenia, a system będzie funkcjonalny i prosty w użytkowaniu, to faktycznie rejestracja zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym powinna przebiegać znacznie szybciej.
r.pr. Tomasz Sobański
