BYOD Bring Your Own Device czyli praca zdalna na własnym sprzęcie pracownika?

Jednym z zagadnień wynikłym z aktualnych warunków pracy zdalnej, a jednocześnie w praktyce budzących wątpliwości jest możliwość wykonywania pracy zdalnej na prywatnym sprzęcie pracownika.

Praca zdalna wkroczyła do naszej rzeczywistości, przy czym od razu pojawiły się wątpliwości dotyczące zasad jej praktycznego organizowania, a tych problemów nie rozwiązuje w pełni regulacja art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Jedną z istotnych kwestii jest więc możliwość wykonywania pracy na prywatnym sprzęcie pracownika. Czasami było to rozwiązanie doraźne, stosowane, gdy szybko pracownicy musieli podjąć pracę zdalną w czasie epidemii pracownicy, by nie doszło do paraliżu działalności pracodawcy, jednak taki trend obserwujemy także na świecie, przy czym tutaj często używane jest wprost pojęcie BYOD („bring your own device”, ang. „przynieś swoje urządzenie”).

BYOD to możliwość czy zobowiązanie?

W ww. przepisie wskazano, że wprawdzie zasadą jest, iż narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, ale jednocześnie – jak stanowi ust. 5 – przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Należy przyjąć, że odmowa pracodawcy wyposażenia pracownika w służbowy sprzęt komputerowy do pracy zdalnej może być podstawą do odmowy świadczenia przez pracownika pracy w tej formie. Praca zdalna może być więc wykonywana na prywatnym sprzęcie pracownika tylko za jego zgodą. 

 

Czy praca na własnym sprzęcie przez pracownika niesie jakieś zagrożenia?

Uzgodnienie wykonywania pracy na własnym sprzęcie wiąże się z wyzwaniami, jakie zawsze pojawiają się jeśli chodzi o kwestię bezpieczeństwa korzystania z jakichkolwiek urządzeń przenośnych, zaś w tym przypadku są one większe, gdyż nad urządzeniem pracodawca nie ma pełnej kontroli, w tym ze sprzętu prywatnego pracownika mogą korzystać także inne osoby, np. domownicy. Szukając równowagi między elastycznością a bezpieczeństwem poleca się różne rozwiązania – za bezpieczne uznaje się ustalenie, iż pracownik korzysta jednak z oprogramowania i infrastruktury pracodawcy, nie własnych. Pracodawcy powinni rozważyć działania takie jak: ograniczenie do niezbędnego minimum zakresu danych, które są dostępne z poziomu urządzenia przenośnego, ograniczenie zakresu informacji narażonych kradzież w przypadku zainfekowania urządzenia przez złośliwe oprogramowanie, wymaganie by dostęp do urządzeń był zabezpieczony funkcją uwierzytelniania, ustalenie możliwości zdalnego podłączenia się do niego itp. Wskazuje się na celowość używania oprogramowanie typu Mobile Application Management (MAM), którego zadaniem jest kontrolowanie wyłącznie tych danych i aplikacji, które mają „charakter służbowy”. Może ono np. uniemożliwić przenoszenie danych służbowych do aplikacji, które są przeznaczone do użytku prywatnego, czy umożliwić usunięcie przez pracodawcę dany służbowych z komputera prywatnego. Innym rekomendowanym rozwiązaniem jest przechowywanie danych wyłącznie z tzw. chmurze, a nie na dysku. Takie zasady należałoby ująć w odpowiednim akcie, np. Regulaminie pracy zdalnej. Nie można także zapomnieć o odpowiednim przeszkoleniu pracownika ze stosowania w/w reguł. 

Co z podatkami? 

Otwarta jest kwestia ustalenia z pracownikiem ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych, przy czym jest to rozwiązanie wskazane. Stosownie do art. 21 ust 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznychwolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Aby skorzystać ze zwolnienia podatkowego łącznie należy spełnić następujące warunki: ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu; kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom zatem musi zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu; a ponadto narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika i być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Praca zdalna miała być instrumentem tymczasowym, wykorzystywanym wyłącznie do walki z koronawirusem, jednak wszystko wskazuje, że zostanie z nami na dłużej. Toczą się prace nad wdrożeniem dotyczącej jej regulacji do Kodeksu pracy, przy czym jedną z kwestii jakie mają zostać nią objęte są ramy zasad dotyczące pracy na własnym sprzęcie i ekwiwalentu za takie działanie. O dalszych rozwiązaniach, jak tylko się pojawią, będziemy Państwa informować.

Autor r.pr. Anna Wojciechowska