Jak wyglądały dotychczasowe przepisy w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych?
Na wstępie warto zaznaczyć, że zgodnie z Ustawą w brzmieniu dotychczasowym tj. do 31 grudnia 2021 r. sprawozdanie finansowe musiało być obligatoryjnie podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez wszystkich członków zarządu, w tym także przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych danej spółki. Prowadziło to do rozmaitych praktycznych problemów organizacyjnych w wieloosobowych organach zarządczych, zwłaszcza takich, w skład których wchodzili obcokrajowcy nieposiadający podpisu zaufanego (profilu zaufanego ePUAP) lub podpisu kwalifikowanego, którego data ważności ulegała wygaśnięciu w trakcie danego roku obrotowego.
Co ulegnie zmianie w zasadach podpisywania sprawozdań finansowych począwszy od stycznia 2022 roku?
Zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2022 r. nowymi przepisami Ustawy, w przypadku, gdy w spółce mamy przypadek wieloosobowego zarządu, sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Oznacza to, że obecnie wystarczający jest podpis tylko jednego członka zarządu pod sprawozdaniem finansowym.
Jakie wymogi zostały nałożone na członków zarządu niepodpisujących sprawozdania finansowego?
Warto odnotować, że Ustawa nakłada dodatkowy obowiązek na osoby wchodzące w skład zarządu, niepodpisujące sprawozdania finansowego, do złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania szczegółowo uregulowanie w ustawie o rachunkowości, alternatywnie do odmowy złożenia takich oświadczeń, które dołączane są do sprawozdania finansowego. W tym względzie warto zaznaczyć, że odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia przez członka zarządu, jest on zobowiązany do podania przyczyny odmowy. Oświadczenia takie powinny być sporządzane:
- w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
- w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem.
W przypadku złożenia powyższych oświadczeń w formie papierowej opatrzonych własnoręcznym podpisem, członek zarządu, podpisujący sprawozdanie finansowe elektronicznie będzie zobowiązany do zapewnienia sporządzenia i dołączenia elektronicznych kopii takich oświadczeń.
Jakie będą skutki prawne dla członków zarządu związanie ze złożeniem oświadczenia dołączanego do sprawozdania finansowego?
Członek zarządu poprzez złożenie oświadczenia, dołączanego do sprawozdania finansowego potwierdza, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o rachunkowości. W tym względzie, zaznaczamy, że Ustawa nie wprowadziła zróżnicowania w kontekście zasad odpowiedzialności członków zarządu za sporządzone sprawozdanie finansowe uzależnione od tego, kto podpisał sprawozdanie, a kto złożył oświadczenie o zgodności sprawozdania z ustawą o rachunkowości.
W razie jakichkolwiek pytań lub trudności związanych z podpisaniem dokumentów finansowych spółki lub ich zatwierdzeniem jesteśmy do Państwa dyspozycji.
