Już dziś (30 października 2026 r.) wchodzą w życie przepisy zmieniające ustawę o związkach zawodowych oraz ustawę o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, które umożliwiają przekazywanie części informacji i wniosków wymienianych między pracodawcą a nimi nie tylko w formie pisemnej, ale również w formie dokumentowej (np. w wiadomości e-mail) lub w formie elektronicznej (dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Zmiany dla związków i rady działają od razu, tj. 

• Zarząd zakładowej organizacji związkowej może już składać wniosek o informację, o której mowa w art. 32 ust. 9¹ ustawy o związkach zawodowych nie tylko na piśmie, ale w formie dokumentowej lub w formie elektronicznej
• także rada może zacząć składać wnioski o informacje także w formie dokumentowej lub w formie elektronicznej.

Takie wnioski trzeba traktować jako skuteczne, co warto uwzględnić w obiegu korespondencji 

W przypadku pracodawcy zastosowanie tych form wymaga jednak uprzedniego ustalenia w ramach albo układu zbiorowego pracy albo porozumienia zawartego z zakładową organizacją związkową lub radą. Zmiana nie następuje automatycznie – pracodawca nie może więc samodzielnie przejść na komunikację mailową.

Warto więc uzgodnić z partnerami społecznymi zasady prowadzenia korespondencji elektronicznej, w szczególności adresy e-mail przeznaczone do jej przesyłania,  sposób potwierdzania odbioru wiadomości tryb aktualizacji danych kontaktowych przy zmianie składu zarządu lub rady, zasady archiwizacji korespondencji i dostępu do informacji zawierających dane osobowe lub tajemnicę przedsiębiorstwa. Pozwoli to uniknąć wątpliwości, w tym dotyczących skuteczności i terminu doręczenia informacji.