W takiej sytuacji warto wiedzieć jak na gruncie ubezpieczeń społecznych traktowane są takie osoby, to bowiem jednocześnie pozwoli na zapoznanie się z wszelkimi z tym związanymi aspektami – korzyściami w postaci tytułu do ubezpieczeń jak i ryzykami, zwłaszcza finansowymi lub wręcz przyczyni się do ich uniknięcia.
Kto to jest osoba współpracująca zgodnie z przepisami prawa?
W świetle artykułu 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia (przy czym nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego).
Czy zatem możliwe jest zatrudnienie w/w osób na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku cywilnoprawnego, np. zlecenia?
Czy w ogóle konieczne jest sformalizowanie pomocy członka najbliższej rodziny? Lub czy należałoby założyć, że zatrudnienie przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą członka rodziny prowadzącego wspólnie z nim gospodarstwo domowe w ramach umowy o pracę – w sposób automatyczny skutkuje przyjęciem, że w tym przypadku mamy do czynienia ze współpracą przy prowadzeniu działalności gospodarczej.
Na podstawie ugruntowanego już orzecznictwa przyjmuje się, że cechami decydującymi o tym, że mamy do czynienia z „współpracą przy prowadzeniu działalności gospodarczej” w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są występujące łącznie następujące elementy:
- istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań osoby współpracującej, które nie mogą mieć charakteru wtórnego;
- bezpośredni związek tych działań z przedmiotem działalności gospodarczej;
- systematyczność, stabilność i zorganizowanie oraz
- znaczący czas (długotrwałość) i częstotliwość podejmowanych prac.
Podkreślić należy, że w pojęciu tym zatem nie mieści się jakakolwiek praca. Ustalenie, czy pomoc świadczona zwłaszcza przez małżonka przy prowadzeniu działalności gospodarczej przez współmałżonka, jako że w praktyce to najczęstszy przypadek, stanowi tytuł do objęcia osoby współpracującej obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, wymaga uwzględnienia charakteru i rodzaju czynności podejmowanych przez małżonka, czasu potrzebnego na ich wykonywanie, ich znaczenia i wartości dla skali prowadzonej działalności gospodarczej, systematyczności, stałości, zorganizowania i powiązania z działalnością gospodarczą.
Jakiego rodzaju czynności w praktyce nie będą kwalifikowane jako współpraca?
Współpracą w rozumieniu w/w przepisu nie jest okazjonalne podejmowanie czynności, zajmujących nikłą ilość czasu, jak wystawianie faktur, porządkowanie dokumentacji, wykonywanie innych prostych czynności biurowych, a także kwestie dotyczące podstawowej sprawozdawczości wynikającej z obowiązków publicznoprawnych, zwłaszcza w firmach dotychczas jednoosobowych, których właściciele samodzielnie dokonują tych czynności albo za opłatą na ogół nie przekraczającą dwustu złotych powierzają prowadzenie księgowości wyspecjalizowanym biurom. Nie mogą być uznane za współpracę przy prowadzeniu działalności również prace niewymagające kwalifikacji czy większego doświadczenia, o drugorzędnym dla działalności charakterze. Poszukując granicy między takimi prostymi czynnościami a pracą istotną gatunkowo w kontekście sporządzania dokumentów, należy dokonać oceny stopnia złożoności takich dokumentów oraz umiejętności niezbędnych do ich opracowania czy czasu, jaki przygotowujący winien poświęcić na sporządzenie. Z drugiej jednak strony, jeżeli przygotowywanie dokumentów nie sprowadza się do skorzystania z zestandaryzowanych i prostych w obsłudze wzorców, a ich opracowywanie zajmowało istotną część czasu, to przygotowywanie takich dokumentów (np. kosztorysy, oferty) może być już zakwalifikowane jako współpraca, o której mowa w wyżej wskazanym przepisie.
Czy przepisy wymagają, aby osoba współpracująca wykonywała obowiązki przez konkretną ilość czasu czy wymiar etatu?
Historycznie był taki wymóg. Pojęcie osoby współpracującej w prowadzeniu działalności wprowadziła do systemu prawnego ustawa z dnia 29 marca 1965 r. o ubezpieczeniu społecznym rzemieślników, a potem pojęcie to funkcjonowało także w ustawie z 8 czerwca 1972 r. o ubezpieczeniu społecznym rzemieślników i kolejno ustawa z dnia 18 grudnia 1976 r. o ubezpieczeniu społecznym rzemieślników i niektórych innych osób prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek oraz ich rodzin (zmienionej także w tytule na ustawę o ubezpieczeniu społecznym osób prowadzących działalność gospodarczą oraz ich rodzin), w której przyjęto, że do tego kręgu należą członkowie rodziny oraz inne osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie, przy czym członkowie rodziny nie musieli pozostawać we wspólnym gospodarstwie, a jednocześnie – na co przepis wskazywał wyraźnie – ważny był wymiar pracy współpracującego, tj. musiał wynosić co najmniej ½ etatu.
Aktualne brzmienie przepisu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w tym zakresie wskazuje, że ustawodawca zrezygnował z wymagania, by osoba objęta ubezpieczeniem z tytułu współpracy pracowała co najmniej w wymiar ½ etatu. Taka zmiana wynikała głównie ze zmiany systemu ubezpieczeń społecznych, polegającej na przyjęciu założenia o tym, iż każdy tytuł prawny wskazany w ustawie prowadzi do powstania obowiązku ubezpieczenia społecznego, bez względu na rozmiar przychodu ubezpieczonego. Rezygnacja z przesłanki pracy na 1/2 etatu nie była natomiast związana z chęcią uniezależnienia omawianego tytułu ubezpieczenia społecznego od rozmiaru zadań wykonywanych przez współpracującego i ich znaczenia ekonomicznego, co niewątpliwie pośrednio może być łączone z ilością czasu poświęcaną przedsięwzięciu gospodarczemu. W praktyce jednak zgodnie z orzecznictwem sądu nadal kieruje się zasadą, że to faktycznie ta współpraca powinna odbywać się co najmniej w takim wymiarze czasu prac (wyraźnie zaakcentował to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 stycznia 2009 r., II UK 134/08 pomimo, iż od 1 stycznia 1999 r. w ustawie systemowej nie ma wskazania wymiaru czasu pracy to faktycznie ta współpraca powinna odbywać się co najmniej w takim wymiarze czasu pracy, a zatem nie spełnia praca wykonywana w wymiarze niższym niż ½ etatu).
Czy współpraca musi zostać sformalizowana poprzez zawarcie umowy?
Współpraca w rozumieniu przepisów może być sformalizowana w postaci zawarcia umowy o prace lub wchodzi w grę wówczas, gdy zainteresowane strony pozostają w niesformalizowanym zatrudnieniu. W przypadku zawarcia umowy o pracę przepisy i tak dla celów ubezpieczeń społecznych traktują ją jako osobę współpracującą. W sytuacji zawarcia umowy o pracę, właśnie ze względu na art. 8 ust. 2 ustawy systemowej, taki pracownik – osoba bliska podlega ubezpieczeniom społecznym jako osoba współpracująca, a nie jako pracownik. W przypadku współpracy niesformalizowanej warunki do objęcia osób współpracujących stosunkiem ubezpieczenia społecznego zostały określone właśnie w przepisie art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i spełnienie tych warunków powoduje powstanie z mocy prawa (automatycznie, bez potrzeby zawierania umowy) tytułu ubezpieczenia.
A co w sytuacji gdy przedsiębiorca współpracuje z osoba bliską na podstawie np. umowy zlecenia?
Realizowana forma pracy pozapracownicza (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) decyduje o systemie ubezpieczenia, nawet wówczas, gdy osoba zatrudniona należy do kręgu podmiotów uprawnionych do legitymowania się statusem „współpracującego przy wykonywaniu działalności gospodarczej”. Brak jest więc podstaw do uznania, że również w sytuacji zawarcia pomiędzy małżonkami, np. umowy zlecenia, zleceniobiorca będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym jako osoba współpracująca. Takie stanowisko wynika z analizy przepisów ustawy systemowej i przyjmuje je też Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który w wydawanych przez siebie interpretacjach indywidualnych wyraźnie wskazuje, że dopuszczalne jest zawarcie z małżonkiem umowy zlecenie, która wówczas nawet pomimo spełnienia kryteriów do uznania małżonka za osobę współpracującą, będzie traktowana jako odrębny od współpracy tytuł do ubezpieczeń, wykluczający tym samym zastosowanie art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jak wynika z interpretacji „gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zatrudni na podstawie umowy o pracę swojego współmałżonka, z którym pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym to dla celów ubezpieczeń społecznych osoba ta jest traktowana jako osoba współpracująca. Zasada ta nie obowiązuje natomiast, gdy osoba prowadząca działalność zawiera z własnym współmałżonkiem umowę zlecenie. Warunkiem jest jednak, aby treść zawartej umowy i okoliczności jej wykonywania, odpowiadały warunkom określonym przepisami kodeksu cywilnego. W konsekwencji, jeżeli współmałżonek będzie wykonywał faktycznie umowę zlecenie, to będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu jako zleceniobiorca.„
Aby jednak poznać wszelkie niuanse w/w zagadnień lub upewnić się, że przyjęte przy prowadzeniu działalności gospodarczej założenia związane z zaangażowaniem osób bliskich są prawidłowe lub dopiero prawidłowo je zaplanować, zapraszamy do kontaktu ze specjalistami z zakresu ubezpieczeń społecznych w Kancelarii, podobnie w sytuacji zakwestionowania przez ZUS przyjętych już przez przedsiębiorcę rozwiązań.
