Jak pracownik ma wykazać objęcie go lub członka rodziny kwarantanną? 

Jesteś na kwarantannie i nie wiesz jak poinformować o tym pracodawcę? Zachęcamy do przeczytania artykułu, dowiesz się jakie przysługują ci prawa i obowiązki.

Czy pracownik musi poinformować pracodawcę o objęciu go kwarantanną? 

Osoby skierowane przez jednostkę Państwowej Inspekcji Sanitarnej na kwarantannę lub objęte nią z mocy prawa mają prawo do świadczeń chorobowych – wynagrodzenia za czas choroby, które finansuje pracodawca, albo zasiłku chorobowego. Dotyczy to osób objętych ubezpieczeniem chorobowym, np. w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy prowadzeniem działalności gospodarczej. 

Problemem dla pracodawców jest na podstawie jakich dokumentów mają usprawiedliwić nieobecność pracownika na kwarantannie i wypłacić mu odpowiednie świadczenia. Problemy z pracą Sanepidu, brakiem często możliwości kontaktu są powszechnie znane. Pracownicy często nie mogą pozyskać dokumentów potwierdzających , że objęto ich lub członka rodziny kwarantanną, a pracodawcy obawiają się nadużyć w rym zakresie. 

Na pewno zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik jest zobligowany niezwłocznie poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności w pracy (także tej wymuszonej przez kwarantannę) i przewidywanym okresie jej trwania. Dotyczy to każdego pracownika, niezależnie czy już otrzymał decyzję czy nie. Obowiązek w tym zakresie wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, który stanowi m.in., że: „W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy”. Kontakt (telefonicznym, mailowy) pracownika z pracodawcą jest zatem konieczny. 

W jaki sposób pracodawca lub ZUS uzyska potwierdzenie objęcia pracownika kwarantanną? 

Jeśli chodzi o dokumenty związane ze skierowaniem na kwarantannę i to sytuacja kształtuje się różnie w zależności od tego, kiedy objęto daną osobę kwarantanną, jak i czy chodzi o pracownika, czy kogoś z jego domowników.  

Na kwarantannę kieruje Państwowy Inspektor Sanitarny lub obowiązek jej odbycia wynika z przepisów prawa. Obowiązek odbycia kwarantanny dotyczy np. osób przekraczających granicę UE (z określonymi wyjątkami), które po powrocie do kraju przekazują swoje dane Straży Granicznej. Kwarantanna nakładana jest w tym przypadku z mocy prawa (na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 października 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii).

Nowe rozwiązania wprowadza tu po pierwsze rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 października 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1871). Zgodnie z jego regulacjami: Sanepid nie wydaje już decyzji przy skierowaniu na kwarantannę, wszystko odbywać się będzie z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych, stąd wypłata wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego będzie odbywała się na podstawie danych z systemu o osobie objętej kwarantanną czy izolacją domową. Z tego względu nie trzeba już w ZUS czy wobec pracodawcy przedkładać decyzji Sanepidu, ani specjalnych oświadczeń. ZUS samodzielnie pozyska dane z systemu Centrum e-Zdrowia (system EWP), w którym znajdują się informacje o obowiązku kwarantanny i izolacji, a następnie przekaże je na profile płatników na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Na ich podstawie pracodawcy będą mogli wypłacić pracownikom świadczenia chorobowe. Informacje o kwarantannie pojawią się także na profilu w PUE ZUS każdej ubezpieczonej osoby. 

Jednocześnie, co ważne zlikwidowano obowiązkową kwarantannę domowników osoby, która została objęta kwarantanną np. z uwagi na styczność z osobą zakażoną, uchylając § 5 ww. rozporządzenia z 9 października 2020 r. To jednak zasady obowiązujące od 24 października 2020 r. zatem zmiana ta nie działa wstecz i dotyczy tylko nowych przypadków. 

Trudno znaleźć racjonalne uzasadnienie dla tej zmiany, niemniej nie ma już podstaw do automatycznej kwarantanny – tu decyduje zatem Sanepid. Należy przy tym podkreślić, iż jeżeli inspektor sanitarny wyda decyzję o konieczności kwarantanny lub izolacji niepełnoletniego dziecka, jednemu z rodziców dziecka, który opiekuje się w tym czasie dzieckiem, przysługuje zasiłek opiekuńczy. 
                
Pracodawcom, którzy obawiają się takiej sytuacji pozostaje:

  • uzgodnić z pracownikiem, którego domownik jest objęty kwarantanną (a który nie będzie korzystał z zasiłku opiekuńczego) skorzystanie z urlopu wypoczynkowego lub (na pisemny wniosek pracownika) bezpłatnego
  • polecić mu pracę zdalną zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych
  • odsunąć pracownika, który nie ma możliwości pracować zdalnie, od pracy, za jego zgodą, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. 

Ponadto zgodnie z regulacją wprowadzoną do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 października 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 listopada 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii – obowiązującą od 3 listopada 2020 r. – z mocy prawa obowiązkową kwarantanną objęte są także osoby prowadzące wspólne gospodarstwo domowe z osobą, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2 lub z nią zamieszkująca. Taka kwarantanna trwa od dnia uzyskania przez osobę, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2, pozytywnego wyniku testu diagnostycznego w kierunku SARS-CoV-2c do upływu 7 dni od dnia zakończenia izolacji ww. osoby. W takim wypadku Sanepid nie wydaje decyzji.

Co robić gdy jednak informacja o kwarantannie nie zostanie przekazana do płatnika składek?

 Oczywiście nadal Sanepid musi powiadomić o objęciu kwarantanną, ale informacja o objęciu kwarantanną osoby, której ona dotyczy, może być przekazana ustnie, za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, w tym przez telefon. 

Dane o osobach objętych kwarantanną lub izolacją, w tym z mocy przepisów, winny być ujęte w systemie teleinformatycznym, do którego dostęp ma m.in. ZUS i to on udostępnia bezpłatnie takie informację, płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika składek.

W przypadku nieprzekazania płatnikowi składek informacji zawartej w systemie o objęciu osoby kwarantanną lub izolacją w warunkach domowych przez ZUS, osoba taka w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia obowiązkowej kwarantanny albo izolacji w warunkach domowych, składa pracodawcy albo podmiotowi zobowiązanemu do wypłaty świadczenia pieniężnego z tytułu choroby, pisemne oświadczenie potwierdzające odbycie obowiązkowej kwarantanny albo izolacji w warunkach domowych. Oświadczenie to można złożyć również za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. 

Oświadczenie to winno zawierać: 

  1. dane osoby, która odbyła obowiązkową kwarantannę albo izolację w warunkach domowych: a) imię i nazwisko, b) numer PESEL, jeżeli go posiada, c) serię i numer paszportu, jeżeli był okazywany funkcjonariuszowi Straży Granicznej w ramach kontroli
  2. dzień rozpoczęcia odbywania obowiązkowej kwarantanny albo izolacji w warunkach domowych i dzień jej zakończenia; 
  3. podpis osoby, która odbyła obowiązkową kwarantannę albo izolację w warunkach domowych.  

Pracodawca występuje wówczas do organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o potwierdzenie informacji zawartych w ww. oświadczeniu. 

W przypadku zaś osób, które odbywają z mocy prawa kwarantannę jako osoby prowadzące wspólne gospodarstwo lub wspólnie zamieszkujące z osobą, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2 podstawą do wypłaty im za okres nieobecności w pracy z powodu obowiązku odbycia kwarantanny, wynagrodzenia, o którym mowa w art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, lub świadczenia pieniężnego z tytułu choroby określonego w odrębnych przepisach, jest złożone przez ubezpieczonego oświadczenie o konieczności odbycia kwarantanny na podstawie § 3a ust. 4a ww. rozporządzenia. Oświadczenie to winno zawierać: imię i nazwisko ubezpieczonego, jego numer PESEL, jeżeli go posiada, informację o dniu rozpoczęcia odbywania obowiązkowej kwarantanny i dniu jej zakończenia oraz dane dotyczące osoby zamieszkującej z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym, u której stwierdzono zakażenie wirusem SARS-CoV-2 (tj. jej imię i nazwisko i numer PESEL, jeśli go posiada), oraz podpis ubezpieczonego. Pracodawca może wystąpić do organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o potwierdzenie informacji zawartych w oświadczeniu. Jednocześnie, co ważne zlikwidowano obowiązkową kwarantannę domowników. 

Trudno znaleźć racjonalne uzasadnienie dla tej zmiany, niemniej nie ma już podstaw do automatycznej kwarantanny – tu decyduje zatem Sanepid. Należy przy tym podkreślić, iż jeżeli inspektor sanitarny wyda decyzję o konieczności kwarantanny lub izolacji niepełnoletniego dziecka, jednemu z rodziców dziecka, który opiekuje się w tym czasie dzieckiem, przysługuje zasiłek opiekuńczy. 

Pracodawcom, którzy obawiają się takiej sytuacji pozostaje: 

  • uzgodnić z pracownikiem, którego domownik jest objęty kwarantanną (a który nie będzie korzystał z zasiłku opiekuńczego) skorzystanie z urlopu wypoczynkowego lub (na pisemny wniosek pracownika) bezpłatnego
  • polecić mu pracę zdalną zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych
  • odsunąć pracownika, który nie ma możliwości pracować zdalnie, od pracy, za jego zgodą, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.  

To jednak zasady obowiązujące od 24 października 2020 r. zatem zmiana ta nie działa wstecz i dotyczy tylko nowych przypadków. 

Niewykluczone są dalsze zmiany w ww. zasadach. Jeśli tylko takie nastąpią będziemy o nich niezwłocznie informować.

Autor r.pr. Anna Wojciechowska 

W sprawach dotyczących prawa pracy zapraszamy do kontaktu ze specjalistami z Kancelarii.

Agnieszka Sobota

Agnieszka Sobota

Partner zarządzający, Radca prawny