eVOTING, A TAJNOŚĆ GŁOSOWANIA

W związku z pandemią COVID-19 ustawodawca, z uwagi na zaistniałą konieczność znalezienia rozwiązań mających na celu ułatwienie funkcjonowania przedsiębiorcom, wprowadził do Kodeksu spółek handlowych zmiany pozwalające na uczestniczenie w posiedzeniach oraz podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także przez rady nadzorcze oraz zarządy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych.

Panująca sytuacja związana z pandemią COVID-19 niewątpliwie spowodowała konieczność znalezienia rozwiązań mających na celu ułatwienie przedsiębiorcom funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Celem umożliwienia odbywania posiedzeń bez fizycznej obecności wszystkim organom spółek kapitałowych ustawodawca na mocy przepisów ustawy z dnia 31 marca 2020 r.  o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem  i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (tzw. Tarcza antykryzysowa), wprowadził do Kodeksu spółek handlowych zmiany mające na celu możliwość uczestniczenia w posiedzeniach oraz podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możliwość taką uzyskały rady nadzorcze oraz zarządy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych. Pojawił się jednak jeden problem- znowelizowane przepisy nie rozstrzygają kwestii powzięcia uchwał przez organu nadzoru przy wykorzystaniu sposobów bezpośredniego porozumiewania się na odległość w sytuacji, gdy w danej sprawie wymagane jest głosowanie tajne (co prawda przepisy k.s.h. nie przewidują wprost takiego sposobu głosowania przez organ nadzoru jednak wskazuje się, że wymóg tajności należy wyprowadzić w drodze analogii w sprawach określonych w treści przepisu art. 420 § 2 zd. 1 k.s.h.). 

JAK ZAPEWNIĆ TAJNOŚĆ GŁOSOWANIA W SYTUACJI, GDY POSIEDZENIE RADY NADZORCZEJ ODBYWA SIĘ ZDALNIE? 

Wskazać należy, że głosowanie jest tajne wtedy, kiedy żadna z głosujących osób nie wie jak głosowały pozostałe osoby. Za niedopuszczalne uznać należy ustne oddawanie głosu, a tym samym umożliwienie pozostałym głosującym zapoznanie się z nim, zanim oddadzą oni swój głos. Wśród ekspertów pojawiły się próby znalezienia i zaproponowania przedsiębiorcom (a zwłaszcza mniejszym spółkom, które w większości nie korzystają z usług podmiotów obsługujących elektroniczne głosowania), sposobu działania w zaistniałej sytuacji. Jedną z przedstawionych propozycji jest wybór tzw. odbiorcy głosów (osoby trzeciej np. wykonująca zawód zaufania publicznego, niebędąca pracownikiem spółki), który otrzymywałby od głosujących zaszyfrowane wiadomości e-mail, bądź sms zawierające ich głos, a następnie przekazywał wyłącznie ich treść przewodniczącemu. Podkreśla się przy tym, że osoba taka powinna zostać uprzednio zobowiązana do zachowania poufności i przestrzegania przyjętych procedur. Owo szyfrowanie, zdaniem osób zajmujących się praktycznym wymiarem prawa spółek, mogłoby natomiast polegać przykładowo na oznaczeniu przez przewodniczącego uchwał i głosów odpowiednio znakami albo cyframi i zarządzenia wysłania przez głosujących ich głosów w taki właśnie sposób, który byłoby następnie możliwy do „odczytania” wyłącznie przez przewodniczącego, który znając przyjęty kod może ustalić i ogłosić wyniki takiego głosowania. Takie rozwiązanie zasługuje na aprobatę, a jego zastosowanie nie powinno budzić wątpliwości co do zachowania wymogu tajności głosowania. Istotne jest jednak również, aby spółka w należyty sposób zabezpieczyła oraz przechowywała dokumentację związaną z takim głosowaniem. 

Osobną kwestią jest natomiast to, jak do ewentualnej oceny czy wymóg tajności głosowania podczas podejmowania uchwał za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość został spełniony, podchodzić będą sądy rejestrowe. Naszym zdaniem taka ocena powinna być dokonywana każdorazowo w odniesieniu do możliwości organizacyjnych konkretnej spółki. Istotne jest również to aby brać pod uwagę, że wprowadzenie do Kodeksu spółek handlowych nowych przepisów miało na celu przede wszystkim ułatwienie spółkom ich działalności. 

Autor r.pr. Karolina Jeżewska