Skąd to się wzięło i po co?

Samo założenie jest racjonalne i dla każdego, kto składał kiedykolwiek komplet podmiotowych środków dowodowych w kilkunastu postępowaniach jednocześnie, atrakcyjne w praktyce. Zamiast dokumentować swoją sytuację podmiotową od zera w każdym przetargu, wykonawca miałby raz przejść weryfikację u wyspecjalizowanego, akredytowanego podmiotu i otrzymać certyfikat, którym mógłby posługiwać się później w wielu postępowaniach.
Weryfikacja „jednokrotna zamiast wielokrotnej”, to główne założenie, które twórcy ustawy stawiają na pierwszym miejscu w uzasadnieniu. Efektem ma być krótszy czas przygotowania oferty, niższe koszty udziału i standaryzacja wymagań stawianych przez zamawiających.

Sam pomysł certyfikacji nie jest polskim pomysłem. Certyfikacja ma umocowanie w art. 64 dyrektywy 2014/24/UE, który pozostawia państwom członkowskim swobodę wprowadzenia urzędowych wykazów zatwierdzonych wykonawców albo certyfikacji przez jednostki certyfikujące.
Kluczowe słowo brzmi: dobrowolność. Certyfikacja nie jest i nie będzie obowiązkiem. To wykonawca decyduje, czy wykaże swoją sytuację „klasycznie”, podmiotowymi środkami dowodowymi, czy sięgnie po certyfikat. Certyfikacja funkcjonuje obok dotychczasowego modelu jako opcja dodatkowa, a nie jego następca. Dotyczy to również zamówień wyłączonych spod Prawa zamówień publicznych, do których ustawę o certyfikacji stosuje się jedynie odpowiednio (art. 1 ust. 2), także tu certyfikat jest prawem, nie powinnością.

Dwa certyfikaty:

Ustawa rozróżnia dwa rodzaje certyfikacji, których nie należy mylić.

I.      Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu

Potwierdza ona brak podstaw wykluczenia. Obowiązkowo obejmuje wyłącznie przesłanki wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp, albo z art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp oraz wybranych przez wykonawcę przesłanek z art. 108 ust. 2 lub art. 109 ust. 1 pkt 1–5 lub 7–10 Pzp (art. 4 ust. 1 ustawy o certyfikacji). W jej ramach można przeprowadzić samooczyszczenie (self-cleaning) na zasadach zbliżonych do art. 110 ust. 2 Pzp, a jego wynik będzie wiążący dla wszystkich zamawiających. Istotne zastrzeżenie: certyfikacja nie obejmuje zdarzeń, które dopiero zaistnieją w konkretnym postępowaniu, np. porozumienia zakłócającego konkurencję (art. 108 ust. 1 pkt 5) czy wprowadzenia zamawiającego w błąd (art. 109 ust. 1 pkt 8–10). Tego rodzaju okoliczności nadal weryfikuje sam zamawiający, tu i teraz.

II.    Certyfikacja zdolności wykonawcy

Potwierdza ona zdolność do należytego wykonania zamówienia w zakresie odpowiadającym warunkom udziału z art. 112 ust. 2 Pzp, od zdolności ekonomicznej i finansowej, przez potencjał techniczny, po doświadczenie i kwalifikacje. I to właśnie ta druga certyfikacja jest sercem problemu przejściowego, o którym mowa niżej.
Sama certyfikacja jest odpłatna, udzielana na wniosek wykonawcy i ważna od roku do trzech lat (art. 7). Towarzyszy jej narzędzie, domniemanie z art. 8: z faktu udzielenia certyfikacji domniemywa się, że wykonawca nie podlega wykluczeniu lub jest zdolny do wykonania zamówienia. Domniemanie to można obalić wyłącznie w związku z konkretnym postępowaniem, w którym wykonawca posługuje się certyfikatem, a ciężar dowodu spoczywa na tym, kto je kwestionuje.

Dlaczego certyfikacja wykonawców „na razie nie działa”?

Na przeszkodzie realnemu korzystaniu z certyfikacji od lipca 2026 r. stoją aktualnie trzy nakładające się na siebie okoliczności.

Po pierwsze, brak akredytowanych podmiotów certyfikujących. Ustawa nie wymienia ich z nazwy, określa jedynie kategorie. Certyfikacji niepodlegania wykluczeniu mogą udzielać akredytowane jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz jednoosobowe spółki Skarbu Państwa (art. 14 ust. 1). Certyfikacji zdolności, podmioty certyfikujące akredytowane zgodnie z ustawą (art. 14 ust. 2). Akredytacji udziela Polskie Centrum Akredytacji (art. 32), a informacja o tym, komu ją nadano, ma być ujawniana dopiero w bazie certyfikacji.

Po drugie, brak działającej Bazy Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych. To ona ma być centralnym narzędziem: pozwoli sprawdzić ważność, zakres i status certyfikatu, pobrać jego elektroniczną wersję, ustalić, czy wystawca jest podmiotem uprawnionym (art. 26 i n.). Prowadzi ją minister właściwy do spraw gospodarki, z możliwością upoważnienia Prezesa UZP. Problem w tym, że ustawa nie wskazuje adresu strony, ten zostanie udostępniony dopiero po uruchomieniu systemu. Bez bazy nie tylko wykonawca nie zdobędzie certyfikatu, ale i zamawiający nie miałby go jak zweryfikować.

Po trzecie, wyłączenia i odroczenia dotyczące zdolności. Poziomy zdolności, do których ma się odwoływać zarówno wykonawca, jak i zamawiający, istnieją dziś jedynie w projekcie rozporządzenia i obejmują wyłącznie wybrane roboty budowlane: budowę dróg, obiektów inżynierskich, sieci kanalizacyjnych i wodociągowych, torowisk tramwajowych oraz obiektów budowlanych. Według komunikatu UZP z 10 lipca 2026 r. wejście w życie rozporządzenia o poziomach zdolności dla robót budowlanych planowane jest dopiero na 1 stycznia 2027 r.

Osobno, dla dostaw i usług, ustawa wprost wyłączyła na cztery lata od ogłoszenia (a więc do 11 września 2029 r.) tę część certyfikacji zdolności, która dotyczy kwalifikacji zawodowych i doświadczenia (art. 40), i zakazała posługiwania się w tym zakresie certyfikatem w postępowaniach wszczętych w okresie przejściowym (art. 41 ust. 2).

Przepisy umożliwiające określenie poziomów zdolności dla dostaw i usług wejdą w życie dopiero 12 września 2029 r. (art. 42).

Podsumowując – certyfikacja niepodlegania wykluczeniu obejmuje od 12 lipca 2026 r. roboty budowlane, dostawy i usługi, ale i tak potrzebuje akredytowanego wystawcy oraz działającej bazy. Certyfikacja zdolności w części wymagającej poziomów zdolności (kwalifikacje zawodowe i doświadczenie – art. 5 ust. 1 pkt 3 lit. a tiret drugie i trzecie ustawy o certyfikacji) nie działa jeszcze nawet przy robotach budowlanych, ponieważ rozporządzenie określające te poziomy ma wejść w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Dostępna pozostaje certyfikacja zdolności w pozostałym zakresie (m.in. art. 112 ust. 2 pkt 1–3 Pzp), która poziomów nie wymaga.

Co to oznacza dla wykonawców?

Certyfikat nie zastępuje tzw. oświadczenia wstępnego – to najczęstsze nieporozumienie. Certyfikat może zastąpić odpowiednie podmiotowe środki dowodowe i tylko w zakresie objętym certyfikacją (art. 124 ust. 2–4 Pzp), natomiast nie zwalnia z obowiązku złożenia oświadczenia wstępnego, w tym JEDZ w postępowaniach unijnych. W postępowaniach krajowych znowelizowany art. 273 ust. 2 Pzp wymaga wręcz, by już w oświadczeniu wykonawca wskazał, czy będzie posługiwał się certyfikatem oraz podał jego numer, oznaczenie, podmiot certyfikujący, okres ważności i zakres. Formuła w SWZ typu „oświadczenie albo certyfikat” jest więc nieprawidłowa, certyfikat i oświadczenie to dwie różne rzeczy, funkcjonujące na dwóch różnych etapach.

Momentu złożenia certyfikatu nie należy mylić z momentem ujawnienia zamiaru posłużenia się nim. Sam dokument składa się wtedy, kiedy zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych.

Co to oznacza dla zamawiających?

Najważniejsza zmiana to nowy art. 112 ust. 3 Pzp. Opisując warunki udziału w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający ma co do zasady stosować poziomy zdolności z rozporządzenia, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter zamówienia albo poziomów dla danego przedmiotu nie określono, wówczas musi to wskazać w SWZ lub innych dokumentach zamówienia. W praktyce jednak, wobec braku obowiązującego rozporządzenia o poziomach zdolności, obowiązek ten nie aktualizuje się dziś wobec żadnego zamówienia; dla robót budowlanych zacznie realnie działać dopiero po wejściu w życie rozporządzenia, planowanym na 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu, jak wskazuje UZP, zamawiający nie określają warunków udziału z zastosowaniem poziomów zdolności. Dla dostaw i usług, do 2029 r., nie ma nawet czego stosować, więc i informacji o odstąpieniu zamieszczać nie trzeba.

Warto też z wyprzedzeniem pomyśleć o zapisach SWZ: o możliwości złożenia certyfikatu zamiast podmiotowych środków dowodowych, o obowiązku ujawnienia certyfikatu w oświadczeniu, o częściowym charakterze certyfikacji (co pozostaje poza certyfikatem, wykonawca wykazuje na zasadach ogólnych) oraz o skutkach zawieszenia lub utraty ważności certyfikatu w toku postępowania.

Odrębnej uwagi wymagają roboty budowlane. Obowiązek opisywania warunków udziału przez poziomy zdolności (art. 112 ust. 3 Pzp) zaktualizuje się dopiero z chwilą wejścia w życie rozporządzenia, ale nawet wówczas nie obejmie wszystkich robót. Projekt rozporządzenia określa poziomy zdolności wyłącznie dla wskazanych w nim kategorii, czyli budowy dróg, obiektów inżynierskich, sieci kanalizacyjnych i wodociągowych, torowisk tramwajowych oraz obiektów budowlanych. Dla robót spoza tego katalogu, na przykład sieci lub węzłów ciepłowniczych, poziomów zdolności nie przewidziano, a zatem certyfikacja zdolności w części dotyczącej doświadczenia i kwalifikacji zawodowych nie znajdzie do nich zastosowania. W takich przypadkach zamawiający nadal opisuje warunek udziału indywidualnie, wskazując w SWZ lub innych dokumentach zamówienia, że poziomów zdolności nie stosuje, bo dla danego przedmiotu ich nie określono (art. 112 ust. 3 in fine Pzp). W praktyce oznacza to, że przez pewien czas obok siebie funkcjonować będą trzy sytuacje: roboty objęte poziomami zdolności, roboty spoza katalogu opisywane po staremu oraz dostawy i usługi, dla których poziomów nie będzie aż do 2029 r.

Wymiar sporny, o czym pamiętać przed KIO?

Dla praktyki procesowej istotne są trzy elementy. Przy wątpliwościach co do certyfikatu zamawiający nie może od razu pominąć go i zażądać „tradycyjnych” dokumentów, ustawodawca narzucił sekwencję z art. 128a Pzp: najpierw wezwanie do wyjaśnień, potem, jeśli są niewystarczające, poinformowanie podmiotu certyfikującego, a dopiero po zawieszeniu ważności certyfikacji wezwanie do podmiotowych środków dowodowych. Domniemanie z art. 8 ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych może obalić także konkurent, ale wyłącznie w związku z konkretnym postępowaniem i to on ponosi ciężar dowodu. Wreszcie stanowisko podmiotu certyfikującego w postępowaniu odwoławczym (art. 521a ust. 2 Pzp) nie wiąże Izby, a pięciodniowy termin na jego przedstawienie nie zobowiązuje KIO do zawieszenia sprawy, Izba ocenia je w ramach swobodnej oceny materiału.

Co zrobić już dziś?

Obserwować i przygotowywać się. Do czasu uruchomienia bazy i ujawnienia akredytowanych podmiotów certyfikacja pozostaje instytucją bardziej „jutra” niż „dziś”. To jednak dobry moment, by wykonawcy przemyśleli, czy i w jakim zakresie certyfikat im się opłaci, a zamawiający, by zawczasu przygotowali wzorce zapisów SWZ, tym bardziej, że małymi krokami poszczególne przepisy są i będą wdrażane, jak np. przepisy ostatniego rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 8 sierpnia 2026 r. w sprawie certyfikatu wykonawcy zamówień.

autor: radca prawny Martyna Jezierska