Workation a polskie prawo pracy
Mimo że termin „workation” nie występuje wprost w Kodeksie pracy, w praktyce jest on formą pracy zdalnej, która jest uregulowana przepisami Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 roku. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Co ważne, przepisy nie ograniczają miejsca pracy zdalnej do terytorium Polski, co otwiera drogę do workation za granicą.
Należy jednak podkreślić, że pracownik nie może samodzielnie decydować o miejscu wykonywania pracy bez wiedzy pracodawcy i nagle zaskoczyć go informacją o pracy z innego miasta czy kraju. Pracodawca ma prawo wiedzieć, gdzie pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe, a nawet przeprowadzić kontrolę tego miejsca i rejestrować czas pracy. Zatem uzgodnienie adresu wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą jest kluczowym obowiązkiem pracownika planującego workation.
Wyzwania i obowiązki dla pracodawcy
To, co może wydawać się proste z perspektywy pracownika, jest znacznie bardziej skomplikowane dla pracodawcy. Planując workation, zwłaszcza poza granicami Polski, pracodawca musi wziąć pod uwagę szereg aspektów, w tym przepisy prawa pracy, przepisy podatkowe i ubezpieczeń społecznych, zarówno polskie, jak i obowiązujące w kraju pobytu pracownika.
Jeśli workation odbywa się na terenie Polski, przepisy dotyczące prawa pracy, podatków (PIT) i składek ZUS pozostają bez zmian. Sytuacja komplikuje się znacząco, gdy praca zdalna ma być wykonywana z innego kraju. Rozróżnienie czy wyjazd jest krótkoterminowy (np. 2 tygodnie, miesiąc) i pracownik po nim wraca do Polski, czy też pracownik zasadniczo zmienia miejsce zamieszkania i zamierza pracować większość roku za granicą, ma fundamentalne znaczenie dla określenia właściwych przepisów prawa pracy, zasad rozliczania PIT i podlegania ubezpieczeniom społecznym.
Kluczowe aspekty międzynarodowego workation
Prawo właściwe dla stosunku pracy
Konieczne jest określenie, któremu porządkowi prawnemu podlega stosunek pracy. Porozumienie dotyczące pracy zdalnej z zagranicy powinno jasno wskazywać, na ile umowa o pracę podlega prawu obcemu, z uwzględnieniem przepisów polskich (np. Rozporządzenie Rzym I, umowy międzynarodowe). Pracodawca musi zbadać przepisy w danym kraju, ponieważ jeśli lokalne normy, np. dotyczące tygodniowego czasu pracy, są bardziej korzystne, nie można pozostać przy polskich regulacjach.
Ubezpieczenia Społeczne
Podstawową zasadą jest podleganie ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym państwie, zazwyczaj tym, w którym praca jest wykonywana. Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy, czy na okres workation konieczne będzie odprowadzanie składek w innym kraju niż Polska.
- Workation w UE
Jeśli praca zdalna odbywa się na terenie UE, ZUS powinien stosować się do wytycznych Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z 21 czerwca 2023 r.. Możliwe jest uzyskanie tzw. dokumentu A1, który pozwala na dalsze opłacanie składek ZUS w Polsce, mimo pracy za granicą.
- Transgraniczny Pracownik Zdalny
Komisja Europejska precyzuje pojęcie „cross-border telework” jako działalność wykonywaną w państwie członkowskim innym niż siedziba pracodawcy, opierającą się na technologii informatycznej (wyniki pracy przesyłane online). Taka praca wymaga porozumienia pracodawcy i pracownika zgodnie z prawem krajowym.
- Koncept Delegowania
Dzięki unijnym wytycznym, transgraniczny pracownik zdalny ma być traktowany jako pracownik delegowany. Rozporządzenie (WE) 883/2004 zostało rozszerzone na sytuację workation. Jest to istotne, gdyż pozwala na uniknięcie uciążliwego odprowadzania składek w kraju pobytu przy krótkookresowych wyjazdach. Status pracownika delegowanego dotyczy również przypadków bez zagranicznego kontrahenta.
Możliwość uzyskania zaświadczenia A1 dla tak rozumianego pracownika delegowanego dotyczy incydentalnej, ograniczonej w czasie pracy zdalnej za granicą, która nie stanowi części zwykłego schematu pracy (np. pracy przez kilka miesięcy w roku za granicą). Wymaga to spełnienia kryteriów „klasycznego” delegowania, w tym maksymalnego okresu 24 miesięcy. Przypadki niespełniające tych kryteriów mogą wymagać indywidualnych porozumień organów ubezpieczeniowych obu krajów.
- Umowa Ramowa
Nadal obowiązuje Umowa Ramowa między niektórymi państwami UE, która pozwala odstąpić od wymogu wykonywania 25% czasu pracy w kraju zamieszkania, gdy pracownik pracuje w kilku państwach. Jeśli pracownik wykonuje mniej niż 50% czasu pracy w kraju zamieszkania (poza krajem siedziby pracodawcy), może pozostać ubezpieczony w kraju siedziby pracodawcy.
Opodatkowanie (PIT)
Pracownicy często chcą wykonywać pracę zdalną z innego kraju przez kilka tygodni, zachowując status rezydenta podatkowego w Polsce. Jeśli państwo pobytu ma z Polską umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zazwyczaj obowiązek podatkowy w tym państwie nie powstaje przy krótkim pobycie. Problem pojawia się w krajach bez takiej umowy lub gdy okres pobytu przekracza (zazwyczaj) 183 dni – wtedy obowiązek opodatkowania na zasadach danego państwa może powstać od pierwszego dnia pobytu. Pracodawca musi zapoznać się z prawem podatkowym w danym kraju.
Workation może też narazić firmę na ryzyko uznania, że powstał tam zakład podatkowy pracodawcy. Ryzyko to rośnie wraz z liczbą pracowników i długością ich pobytu w tym samym kraju poza Polską.
Inne aspekty
Poza UE mogą pojawić się kwestie legalizacyjne – praca zarobkowa na wizie turystycznej jest często zabroniona.
Należy również zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych, przetwarzanych przez pracownika za granicą. Pracodawca, jako administrator danych, musi przestrzegać RODO niezależnie od lokalizacji pracowników. Konieczne jest zapewnienie, że przesyłane dane osobowe są odpowiednio chronione, np. poprzez zobowiązanie pracownika do korzystania z bezpiecznego połączenia internetowego i przestrzegania zasad ochrony danych.
Planowanie workation wymaga dogłębnej analizy przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeń społecznych – zarówno polskich, jak i obowiązujących w kraju, w którym pracownik będzie przebywał. Każdy kraj ma odrębne regulacje dotyczące pracy cudzoziemców, które należy sprawdzić. Workation może być atrakcyjnym elementem polityki firmy, zwiększającym zadowolenie pracowników, ale aby uniknąć problemów, wymaga starannego przemyślenia i ewentualnej konsultacji ze specjalistami z zakresu prawa pracy czy podatków.
