Rok 2023 był rokiem istotnych zmian w prawie pracy

Liczba zmian jaka została wprowadzona do Kodeksu pracy w 2023 r. jest rekordowa i mogłoby się wydawać, iż to temat znany i dość często poruszany w mediach, w różnych artykułach kierowanych do pracodawców i pracowników. Co może wobec tego zdziwić, badanie przeprowadzone przez platformę do wideokonferencji i spotkań online(ClickMeeting) wskazuje, iż jedynie 31% biorących udział w badaniu jest świadoma zmian w prawie, dotyczących obszaru tzw. work-life-balance. Tylko 21% respondentów zostało poinformowanych przez swojego pracodawcę o takich zmianach, a jedynie 19% zauważyło, że ich pracodawca dokonał zmian w kontekście work-life balance . Aż 43% biorących udział w badaniu, w ogóle nie wie, czy miało to miejsce.Może to wynikać z niskiej świadomości tego, jak te zmiany oddziaływują na obowiązki pracodawców, w tym jakie dokumenty należy zaktualizować lub przygotować.
Warto być w grupie tych pracodawców, który nadążają za zmianami. 

W skrócie o zmianach

Najpierw do Kodeksu pracy w lutym 2023 r. wprowadzono długo oczekiwane przez część pracodawców regulacje dotyczące badania trzeźwości pracowników, pozwalające na przeciwdziałanie sytuacjom, gdy pracownik pojawia się w pracy lub znajduje się w niej w stanie po użyciu alkoholu lub podobnie działającego środka. By jednak z nich skorzystać, pracodawca musi przewidzieć w układzie zbiorowym pracy lub Regulaminie pracy (a jeśli nie ma obowiązku ich posiadania w odrębnym obwieszczeniu) samo wprowadzenie możliwości kontroli trzeźwości oraz wskazać grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości, sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania. 

Następnie do Kodeksu pracy przeniesiono na stałe regulacje dotyczę pracy zdalnej jako formuły, która sprawdziła się w czasie pandemii, jednocześnie uszczegóławiając i formalizując wiele zagadnień z tego zakresu, choćby zwrot kosztów takiej pracy. Choć nie jest to obowiązkowe, warto przyjąć Regulamin pracy zdalnej oraz odpowiednie wzory dokumentów, aby sprawnie zarządzać tym obszarem i efektywnie korzystać z jego rozwiązań.

Kolejno, w kwietniu 2023 roku, weszło w życie wiele nowych przepisów dotyczących zatrudnienia w wyniku wdrożeniem dwóch unijnych dyrektyw – tak zwanej dyrektywy rodzicielskiej oraz dyrektywy o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy w Unii Europejskiej.

W zakresie godzenia obowiązków zawodowych i rodzinnych pracownicy zyskali dodatkowe prawa w tym zakresie:

• nowy urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny pracownika lub zamieszkującej razem z nim,
• zwolnienia od pracy z powodu tzw. siły wyższej,
• dodatkowego urlopu rodzicielskiego dla drugiego rodzica,
• ochrony przed rozwiązaniem umowy o pracę w związku ze złożeniem przez pracownika wniosku o urlop: macierzyński, ojcowski, rodzicielski, opiekuńczy,
• wydłużenia z 4 do 8 lat wieku dziecka, którego rodzica nie można bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej lub delegować poza stałe miejsce pracy,
• elastycznej organizacji pracy dedykowanej dla rodziców dziecka do ukończenia przez nie 8 lat życia. 

Kolejny z kluczowych obszarów zmian w prawie pracy dotyczy przejrzystych i przewidywalnych warunków zatrudnienia i koncentruje się głównie na formalnej stronie umów pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Tutaj zmiany dotknęły regulacji: umów na okres próbny, umów na czas określony umowy o zakazie konkurencji. Bardzo rozbudowano też treść obowiązkowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Zmieniło się zatem naprawdę sporo. 

Czy konieczne są jakieś działania?

Wiele z tych zmian może stawiać nowe wyzwania przed pracodawcami.
Po pierwsze powinni przygotować nowe dokumenty lub zaktualizować dotąd wykorzystywane, a ich liczba jest znaczna. Nie warto bazować na starych wzorach, gdyż mogą wprowadzać pracowników w błąd choćby co do ich uprawnień, zwłaszcza, że zasadą jest, iż postanowienia Kodeksu pracy dające prawa pracownikom mają pierwszeństwo przed nieaktualnymi zapisami z aktów wewnętrznych.

Kolejną kwestią jest odpowiedzialność wykroczeniowa. W Kodeksie pracy pojawiło się aż 6 nowych przypadków wykroczeń, zagrożonych grzywną od 1 tysiąca do 30 tysięcy złoty za każdy przypadek naruszenia. Karane jest:

• niepoinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia,
• brak pisemnej odpowiedzi na wniosek pracownika o zmianę rodzaju pracy, zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy,
• naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy,
• naruszenie przepisów o zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej,
• naruszenie przepisów o nowym urlopie opiekuńczym,
• prowadzenie przygotowań dotyczących zamiaru rozwiązania stosunku pracy od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego oraz wniosku o elastyczną organizację pracy
• naruszenie przepisów dotyczących pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń. 

Warto więc rozważyć kompleksowy audyt z zakresu prawa pracy, którego celem jest sprawdzenie stanu przestrzegania przepisów prawa pracy przez pracodawcę, zminimalizowanie ryzyka wystąpienia niezgodności w zakresie stosowanych praktyk, zwyczajów i procedur, a następnie optymalizacja w zakresie przygotowania, obsługi dokumentacji i finalnie zminimalizowanie ryzyka nałożenia na pracodawcę kar. Dzięki takiemu działaniu pracodawca będzie miał pewność co do stosowanych działań, dostosowując część do swoich potrzeb. Zminimalizuje też ryzyko konfliktu z pracownikami czy zarzutów ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.  
W takim działaniu wesprzeć może Państwa zespół ekspertów z naszej Kancelarii.