Od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, w tym na podstawie umów cywilnoprawnych, będą mieć 3 miesiące na przygotowanie i wdrożenie procedur dotyczących zgłoszeń naruszeń prawa i ochrony sygnalistów. Nowy obowiązek obejmie zatem spore grono przedsiębiorców.
Jakie obowiązki dla pracodawców wynikają z Ustawy o sygnalistach?
W pierwszej kolejności pracodawcy muszą wdrożyć odpowiedni kanał do dokonywania zgłoszeń w przedsiębiorstwie np. korzystając z gotowych rozwiązań whistleblowerowych, dostępnych na rynku. Co najistotniejsze, kanały te muszą zapewniać poufność zgłoszeń i uniemożliwiać dostęp osobom nieupoważnionym.
Kolejnym ustawowym wymogiem jest wyznaczenie neutralnej osoby (lub zespołu) do przyjmowania i reagowania na zgłoszenia. Można w tym celu powierzyć te obowiązki wybranym pracownikom z kadry lub podmiotowi zewnętrznemu.
Pracodawcy mają także obowiązek, po ustaleniu podstawowych zasad działania systemu zgłoszeń i mechanizmów ochronnych, stworzyć procedury przyjmowania zgłoszeń. Dokument ten muszą skonsultować z organizacją związkową lub z przedstawicielem pracowników. Nowe zasady powinny wejść w życie po 7 dniach od ich udostępnienia w firmie.
Obligatoryjnym wymogiem jest także prowadzenie rejestru zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów i przechowywanie danych w nim zawartych przez 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Kolejny wymogiem nałożonym na pracodawców nowymi przepisami jest przeszkolenie osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń oraz pracowników firmy, czyli potencjalnych sygnalistów.
Podsumowując, pracodawca ma 3 miesiące od daty ogłoszenia Ustawy na:
- wdrożenia wewnętrznego i zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń
- wyznaczenia osoby lub podmiotu odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i reagowanie na nie
- stworzenia i wdrożenia regulaminu zgłoszeń naruszeń, jako wewnętrznego aktu prawa pracodawcy
- prowadzenia rejestru zgłoszeń
Jakie kary przewiduje ustawa za niestosowanie się do nowych przepisów?
Pracodawcy, który nie zastosuje u siebie nowych przepisów grozi odpowiedzialność karną – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do maksymalnie trzech lat. Dotyczy to następujących naruszeń:
- utrudnianie dokonania zgłoszenia – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku,
- podejmowanie bezprawnych działań odwetowych wobec sygnalistów – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat ,
- naruszenie obowiązku zachowania tożsamości sygnalisty w poufności – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku,
- brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń albo ustanowienie procedury niezgodnej z przepisami – kara grzywny
KTW. Legal udziela pomocy na każdym etapie wdrożenia nowych regulacji – od audytu w podmiocie prawnym, poprzez przygotowanie dopasowanych dla klienta zapisów procedury a finalnie przeprowadzenie wdrożenia dokumentu i kompleksowe przeszkolenie pracowników.
Pomagamy także swoim klientom w dopasowaniu właściwego kanału zgłoszeń naruszeń prawa, w tym z użyciem rozwiązań legaltechowych.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej, skontaktuj się z nami, chętnie odpowiemy na wszelkie pytania i wątpliwości.
