W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO), jako przedstawiciela (np. przedstawiciela ustawowego, członka organu, pełnomocnika, pracownika) podmiotu (Klienta) korzystającego z usług naszej Kancelarii informujemy, że:
I. Tożsamość i dane kontaktowe administratora
Administratorem Twoich danych osobowych (zwanym dalej również „administratorem”) jest spółka KTW.LEGAL MEDAJ SOBOTA DRZĄSZCZ MAGACZEWSKI RADCOWIE PRAWNI SP.P. w Katowicach (40 – 153), ul. Aleja Wojciecha Korfantego 169, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (oznaczenie sądu rejestrowego: Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy KRS) pod numerem KRS: 0000784987, nr NIP: 6342958790, nr REGON: 383308698, dane kontaktowe: Katowice (40 – 153), ul. Aleja Wojciecha Korfantego 169, e‑mail: sekretariat@ktw.legal, tel. kontaktowy: +48 32 428 11 16.
II. Źródło pozyskania Twoich danych osobowych
Twoje dane osobowe obejmujące dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, reprezentowany podmiot) i dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail) zostały nam udostępnione bezpośrednio przez Ciebie lub przez naszego Klienta, którego jesteś przedstawicielem, a w zakresie danych ujawnianych w publicznie dostępnych rejestrach (np. Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, księgi wieczyste) pochodzą one również z tych rejestrów, o ile pozyskanie danych z tych rejestrów okaże się potrzebne w celu świadczenia przez nas pomocy prawnej na rzecz wskazanego wyżej naszego Klienta.
III. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Przetwarzamy Twoje dane osobowe:
- do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas jako administratora i wskazanego w pkt II. powyżej naszego Klienta, którego jesteś przedstawicielem, stanowiących doprowadzenie do zawarcia oraz wykonania umowy o świadczenie pomocy prawnej pomiędzy nami a wskazanym wyżej Klientem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jak również na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO – w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych;
- w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na nas jako na administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w tym obowiązków prawnych:
– wynikających z przepisów podatkowo-rachunkowych (w szczególności ustawy o rachunkowości),
– obowiązków związanych z unikaniem konfliktu interesów pomiędzy klientami radców prawych,
– wynikających z przepisów proceduralnych wskazujących zakres danych, który powinien być podany w związku z konkretną czynnością procesową (np. z ustawy – kodeks postępowania cywilnego, z ustawy – kodeks postępowania administracyjnego),
– obowiązków archiwizowania (przechowywania) danych osobowych,
– ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w zakresie w jakim przepisy te nakładają na nas obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, obejmujące obowiązek identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, obowiązki podjęcia środków bezpieczeństwa finansowego na podstawie rozdziału 5 – art. 33 i n. w/w ustawy (identyfikacja klienta oraz weryfikacja tożsamości klientów, w tym osób reprezentujących lub działających w imieniu klienta; identyfikacja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne; identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego; ocena stosunków gospodarczych i uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru; monitorowanie stosunków gospodarczych; obowiązek raportowania transakcji podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, obowiązek złożenia zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz obowiązek wstrzymania transakcji – z uwzględnieniem wyłączenia wynikającego z art. 75 w/w ustawy); - w celu ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w razie udostepnienia danych szczególnej kategorii, także art. 9 ust. 2 lit. f RODO;
- w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas jako administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. dla celów marketingu bezpośredniego, w ramach którego możemy wysyłać Ci informacje handlowe w formie wiadomości mailowych, obejmujących informacje związane z regulacjami prawnymi (np. o zmianach przepisów prawa, ich interpretacjach wynikających z orzecznictwa sądów, decyzji organów administracyjnych lub przedstawicieli doktryny), pod warunkiem wyrażenia przez Ciebie dobrowolnej zgody na otrzymywanie informacji handlowych w takiej formie – ewentualna zgoda może być wycofana w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem informacji handlowych wysłanych przed jej wycofaniem.
IV. Informacje o odbiorcach danych osobowych
Odbiorcami Twoich danych osobowych są:
- podmiot świadczący nam usługi księgowo – rozliczeniowe (KTW.ACCOUNTING FINANCE TAX sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, adres: Katowice, 40-153 Al. W.Korfantego 169);
- operatorzy pocztowi (Poczta Polska S.A., adres: Warszawa, 00 – 940, ul. Rodziny Hiszpańskich 8) i kurierzy;
- podmiot świadczący nam usługi hostingu poczty e-mail oraz serwera, na którym przechowywane są pliki z danymi (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia);
- podmiot świadczący nam usługi związane z opieką serwisową sprzętu i oprogramowania komputerowego (4WISE GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Chorzowie, adres: Chorzów, 41 – 506, ul. Henryka Wieniawskiego 18);
- podmiot świadczący nam usługi w zakresie bezpiecznej utylizacji dokumentów (Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Nadarzynie, adres: Nadarzyn, 05 – 830, ul. Aleja Katowicka 66);
- uczestnicy postępowań prowadzonych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w których uczestniczysz jako przedstawicielnaszego Klienta wskazanego w pkt II. powyżej, jak również pozostałe strony (wraz z ich przedstawicielami) stosunków prawnych, w których stroną jest również nasz Klient wskazany w pkt II. powyżej, którego jesteś przedstawicielem.
V. Przekazywanie danych osobowych do Państwa Trzeciego
Nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państwa trzeciego.
VI. Okres przechowywania danych osobowych
Twoje dane osobowe będą przechowywane przez nas przez okres 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone, zgodnie z przepisami ustawy o radcach prawnych, a w przypadku gdy inne obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie określonych danych przez dłuższy okres czasu takie dane będą przechowywane do upływu takiego dłuższego okresu. W szczególności na podstawie art. 49 ustawy z dnia 01 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, mamy obowiązek przechowywać:
- przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej: kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji,
- przez okres 5 lat, licząc od dnia przeprowadzenia analiz, o których mowa w art. 34 ust. 3 w/w ustawy, mamy obowiązek przechowywać jej wyniki.
W przypadku Twoich danych osobowych przetwarzanych dla celów marketingu bezpośredniego, Twoje dane osobowe będą przetwarzane w takim celu do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, tzn. okazania nam w dowolny sposób, że nie życzysz sobie otrzymywania od nas takich informacji – w przypadku wyrażenia takiego sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane przez nas na potrzeby wykazania prawidłowości spełnienia przez nas spoczywających na nas obowiązków prawnych, do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z takim przetwarzaniem.
VII. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Twojej osoby, ich sprostowania, usunięcia (zgodnie z art. 17 RODO) lub ograniczenia przetwarzania (zgodnie z art. 18 ust. 1 RODO), z tym zastrzeżeniem, że prawo dostępu do danych osobowych i prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje jedynie w takim zakresie w jakim jego wykonanie przez nas nie spowoduje naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej (art. 5a ust. 1 ustawy o radcach prawnych), a prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w przypadkach wskazanych w art. 17 ust. 3 RODO, w szczególności w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych praw należy skierować odpowiednie żądanie do administratora np. osobiście, telefonicznie, mailowo lub korespondencyjnie, korzystając z danych kontaktowych administratora wskazanych w pkt I. powyżej.
VIII. Prawo do wniesienia sprzeciwu
Zgodnie z przepisem art. 5a ust. 2 ustawy o radcach prawnych, do danych osobowych pozyskanych przez administratora w związku z udzielaniem pomocy prawnej nie stosuje się przepisu art. 21 ust. 1 RODO, co oznacza, że nie przysługuje Ci prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, pozyskanych przez nas w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Przysługuje Ci natomiast prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego.
IX. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uważasz, że przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO. Zgodnie z art. 77 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia RODO. Organem nadzorczym w Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
X. Wymóg podania danych osobowych
Podanie Twoich danych osobowych dla celu realizacji umowy jest wymogiem umownym, tzn. odmowa podania danych osobowych może uniemożliwić zawarcie z Klientem Kancelarii, którego jesteś przedstawicielem, umowy o świadczenie pomocy prawnej lub wykonanie takiej umowy, jak również w zależności od okoliczności odmowa podania określonych danych osobowych może spowodować dla reprezentowanego przez Ciebie Klienta negatywne konsekwencje prawne polegające np. na przegraniu sprawy sądowej lub braku możliwości skutecznego dochodzenia lub obrony roszczeń.
W pozostałym zakresie (tj. na potrzeby marketingu bezpośredniego) podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne jeżeli chcesz otrzymywać od nas informacje handlowe.
XI.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Administrator nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani profilowania.