Obowiązek sporządzenia APIW dotyczy zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne i musi być zrealizowany przed wszczęciem postępowania. To na typ etapie projektuje się elementy, które przesądzają o otwartości lub zamknięciu rynku.
Dwa filary nowelizacji
Nowelizacja ta ma dwa filary. Po pierwsze, w części dotyczącej rozeznania rynku w APIW trzeba nie tylko wskazać alternatywne sposoby zaspokojenia potrzeb i możliwe warianty realizacji, ale również przeprowadzić rozważenie pod kątem podniesienia konkurencyjności. Chodzi o świadomą diagnozę, dzięki której zamawiający może otworzyć postępowanie dla szerszego kręgu wykonawców. Po drugie, w treści samego dokumentu APIW jeśli wybierany będzie tryb konkurencyjny zamawiający powinien nazwać konkretne warunki zamówienia, które zamierza zastosować, aby zwiększyć konkurencję. Nie wystarczy deklaracja, konieczne jest wskazanie rozwiązań projektowych, które przełożą się na praktyczny efekt w postaci większej liczby podmiotów zdolnych do startu.
Punktem odniesienia dla tej analizy jest ustawowe rozumienie „warunków zamówienia”. Obejmuje ono nie tylko opis przedmiotu zamówienia i warunki udziału, lecz także wymagania związane z realizacją zamówienia, kryteria oceny ofert, wymagania proceduralne, w tym terminy, oraz projektowane postanowienia umowy.
Jak pisać o „podniesieniu konkurencyjności”?
Z perspektywy wdrożenia najważniejsze jest, aby APIW miało charakter rzeczowy i weryfikowalny. Następnie należy przełożyć diagnozę na projekt postępowania: opisać, w jaki sposób opis przedmiotu zamówienia pozostanie konkurencyjny i technologicznie neutralny, jakie korekty wprowadza się w warunkach udziału, aby pozostały proporcjonalne do przedmiotu, jak ukształtowane zostaną kryteria oceny tak, by obok ceny dopuszczały konkurowanie jakością, innowacyjnością lub organizacją świadczenia, jak organizacyjnie i czasowo zaplanować procedurę, by termin na złożenie oferty odpowiadał złożoności i nie dyskryminował mniejszych podmiotów, oraz jak rozłożyć ryzyka umowne, kary i mechanizmy rozliczeń, by nie odstraszały potencjalnych wykonawców ponad miarę uzasadnioną interesem zamawiającego. Warto również odnotować, ilu wykonawców potencjalnie spełni tak ukształtowane warunki udziału, nawet jeśli będzie to szacunek jakościowy.
Znaczenie dla kontroli i odpowiedzialności zamawiającego
Nowelizacja w założeniach nie ma na celu obciążenia zamawiających nową, rozbudowaną biurokracją. To raczej obowiązek ukierunkowania analizy, którą i tak należy wykonać, oraz udokumentowania decyzji, które zwiększają szanse na realną konkurencję. Jednocześnie właśnie ta dokumentacja będzie miała znaczenie w kontroli. Organy kontrolne zyskają wyraźny punkt zaczepienia do oceny gospodarności i efektywności przygotowania postępowania; będą mogły pytać, czy zamawiający rozpoznał rynek, rozważył alternatywy i warianty oraz czy wprost wskazał i zastosował warunki sprzyjające konkurencji. Lakoniczne, ogólnikowe sformułowania bez związku z parametrami konkretnego zamówienia mogą zostać odczytane jako realizowanie obowiązku w sposób pozorny. Dlatego warto pisać językiem decyzji projektowych, a nie deklaracji.
Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że dobrze napisana APIW staje się nie tylko dokumentem planistycznym, lecz również tarczą w kontroli i zarazem mapą postępowania. Jej brak, powierzchowność lub niespójność mogą generować określone ryzyka w toku kontroli, w tym podważenia racjonalności przyjętych rozwiązań.
Jako zamawiający zacznij już dziś przygotowywać się do powyższych zmian. Jeżeli potrzebujesz wsparcia zapraszamy do kontaktu – nasi specjaliści z zakresu zamówień publicznych pomogą Ci wypełnić ustawowe obowiązki.
