Art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje przesłanki umożliwiające zmianę umowy bez konieczności przeprowadzania nowego postępowania. Nie oznacza to jednak, że każda trudność pojawiająca się na etapie realizacji umowy automatycznie otwiera drogę do jej zmiany.
Jedną z najczęściej przywoływanych podstaw zmiany umowy jest art. 455 ust. 1 pkt 4 Prawo zamówień publicznych, który dopuszcza taką modyfikację w przypadku wystąpienia okoliczności, których zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć. Choć regulacja ta może sprawiać wrażenie szerokiej i elastycznej, w praktyce traktowana jest jako wyjątek. Jej zastosowanie wymaga bowiem wykazania, że dane zdarzenie w sposób obiektywny wykraczało poza granice standardowego ryzyka kontraktowego.
Standard należytej staranności w procesie przygotowania postępowania
Kluczowym elementem oceny dopuszczalności zmiany umowy jest ustalenie, czy zamawiający dołożył należytej staranności na etapie przygotowania postępowania. Pojęcie to, interpretowane przez pryzmat art. 355 Kodeksu cywilnego, obejmuje obowiązek staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, co w przypadku podmiotów publicznych oznacza wymóg profesjonalnego i rzetelnego przeanalizowania potrzeb, zakresu świadczenia oraz warunków realizacji zamówienia.
Niemożność przewidzenia określonych okoliczności nie może być utożsamiana z subiektywnym przeoczeniem czy brakiem wiedzy stron, lecz musi mieć charakter zobiektywizowany. Przyjmuje się, że staranny zamawiający powinien uwzględnić dostępne środki, charakter konkretnego projektu oraz dobre praktyki w danej dziedzinie.
Zdarzenia mało prawdopodobne a zwykłe ryzyko gospodarcze
W kontekście art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP kluczowe jest rozróżnienie między zdarzeniami rzeczywiście nieprzewidywalnymi a tymi, które mieszczą się w granicach zwykłego ryzyka gospodarczego.
Profesjonalny charakter działalności stron stosunku zamówieniowego oznacza bowiem obowiązek uwzględnienia w realizacji kontraktu standardowych zjawisk rynkowych, takich jak wahania cen surowców czy przewidywalne procesy inflacyjne. Tego rodzaju okoliczności co do zasady nie mogą stanowić podstawy do zmiany umowy w omawianym trybie.
Dopiero zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, nagłym i niezależnym od woli stron – takie jak klęski żywiołowe, istotne zaburzenia gospodarcze, ograniczenia dostępności kluczowych surowców czy konflikty zbrojne o zasięgu transgranicznym, mogą zostać uznane za spełniające wymóg nieprzewidywalności. Nie oznacza to jednak, że każde zdarzenie tego rodzaju automatycznie spełnia tę przesłankę. Jeżeli bowiem w dacie wszczęcia postępowania konflikt zbrojny już trwał lub istniały obiektywne przesłanki wskazujące na realne ryzyko jego eskalacji, to związane z nim konsekwencje. przynajmniej w typowym zakresie, mogą zostać uznane za możliwe do przewidzenia przez zamawiającego działającego z należytą starannością.
Konieczność zmiany a granice modyfikacji kontraktu
Samo wystąpienie nieprzewidywalnego zjawiska nie stanowi jeszcze wystarczającej podstawy do zmiany umowy. Konieczne jest bowiem wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy tym zdarzeniem a jego realnym wpływem na wykonywanie umowy – takim, który czyni zmianę niezbędną dla prawidłowej realizacji zamówienia.
Należy przy tym pamiętać o ustawowych ograniczeniach. Modyfikacja nie może prowadzić do zmiany ogólnego charakteru umowy, co w praktyce wyklucza np. zastąpienie zamawianych usług robotami budowlanymi lub całkowitą zmianę przedmiotu zamówienia. Dodatkowo każda zmiana podlega limitowi wartościowemu – wzrost wynagrodzenia nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy.
Podsumowanie
Art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP daje zamawiającym potrzebne narzędzie do reagowania na nadzwyczajne okoliczności pojawiające się na etapie realizacji umowy. Nie jest to jednak podstawa, z której można korzystać automatycznie. Każdorazowo wymaga ona starannej oceny, czy dane zdarzenie rzeczywiście miało charakter nieprzewidywalny, czy pozostawało poza granicami zwykłego ryzyka kontraktowego oraz czy w konkretnym stanie faktycznym zachodzi rzeczywista konieczność zmiany umowy.
W praktyce to właśnie prawidłowa ocena przesłanki nieprzewidywalności, dochowania należytej staranności oraz dopuszczalnego zakresu modyfikacji decyduje o bezpieczeństwie prawnym zamawiającego. Z tego względu każdą planowaną zmianę warto poprzedzić szczegółową analizą okoliczności faktycznych i prawnych – najlepiej z udziałem prawnika specjalizującego się w prawie zamówień publicznych.
Jeżeli mają Państwo wątpliwości, czy w danym przypadku możliwe jest skorzystanie z art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP, warto skonsultować sprawę przed podpisaniem aneksu. Nasz dział zamówień publicznych wspiera zamawiających i wykonawców w ocenie dopuszczalności zmian umów oraz przygotowaniu uzasadnienia.
