Termin ten wynika z art. 152 ust. 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Nie dotyczy on firm zakładanych w CEIDG od początku 2025 r. – w ich przypadku adres do e-Doręczeń powstaje już przy rejestracji działalności.
Na czym polegają e-Doręczenia
Najprościej porównać je do listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, tyle że w wersji elektronicznej. Urzędy wysyłają pisma do skrzynki przedsiębiorcy, a system automatycznie rejestruje, kiedy przesyłka została nadana i kiedy odebrana.
Adresu do e-Doręczeń nie zastępuje firmowa poczta e-mail. Ma on własny, unikalny numer i jest zapisany w publicznym rejestrze – Bazie Adresów Elektronicznych. Gdy adres firmy znajdzie się w tej bazie, urzędy korzystające z systemu, przestają wysyłać do niej pisma papierowe i kierują całą korespondencję do skrzynki.
Sprawdź czy masz aktywną skrzynkę do e-Doręczeń
Nie każdy przedsiębiorca z CEIDG musi teraz zakładać skrzynkę od zera. Jeśli po 30 czerwca 2025 r. zmieniali Państwo cokolwiek we wpisie, np. adres, dane kontaktowe czy kody PKD, system wymagał wtedy utworzenia adresu do e-Doręczeń. Jednak wiele osób rozpoczęło tę procedurę przy okazji zmiany wpisu, ale nie dokończyło jej aktywacją. Taka skrzynka nie działa, dlatego warto się upewnić, czy została ona prawidłowo aktywowana.
Jak to sprawdzić?
- Otwórz wyszukiwarkę wpisów CEIDG: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx
- W polu wyszukiwania podaj NIP firmy i kliknij „Szukaj”.
- Z listy wyników wybierz swój aktualny wpis.
- Odszukaj pole „Adres do doręczeń elektronicznych”. Jeśli znajduje się tam ciąg znaków w formacie AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XX, skrzynka istnieje i jest aktywna.
- Puste pole oznacza, że adres nie został jeszcze utworzony albo proces zatrzymał się przed aktywacją.
Nieodebrane pismo też wywołuje skutki
To najważniejsza, praktyczna konsekwencja nowych przepisów. Jeżeli pismo leży w skrzynce nieotwarte przez 14 dni, co do zasady traktuje się je jako doręczone – podobnie jak list, po który nikt nie zgłosił się na pocztę mimo awizo. Od tej chwili liczą się terminy, np. na odwołanie od decyzji czy odpowiedź na wezwanie.
O nowej wiadomości przedsiębiorca dowiaduje się z powiadomienia wysłanego na zwykły adres e-mail. Samo powiadomienie nie jest jednak pismem urzędowym – treść korespondencji jest dostępna wyłącznie po zalogowaniu do skrzynki e-Doręczeń.
Jak założyć skrzynkę
Wniosek składa się online przez portal Biznes.gov.pl, a korzystanie z usługi publicznej jest bezpłatne. Po wysłaniu wniosku, na podany w nim adres e-mail przychodzi link aktywacyjny. Skrzynka zaczyna działać dopiero po kliknięciu w ten link – bez tego kroku adres nie trafi do BAE.
Obsługą skrzynki nie musi zajmować się osobiście sam przedsiębiorca. Osoba prowadząca działalność wpisaną do CEIDG może powierzyć to zadanie administratorowi, który będzie odbierał i wysyłał korespondencję w jej imieniu.
Po 1 października 2025 r. adres do e-Doręczeń stanie się obowiązkowym elementem każdego wniosku o zmianę wpisu – zarówno w CEIDG, jak i w KRS. Warto przypomnieć, że od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek ten objął już spółki zarejestrowane w KRS przed 2025 r.
Jeśli nie mają Państwo jeszcze aktywnej skrzynki, zachęcamy, by zająć się tym jak najszybciej, nie czekając na ostatni dzień terminu.
Gdyby pojawiły się trudności z wnioskiem, aktywacją albo ustaleniem, czy obowiązek Państwa dotyczy – jesteśmy do dyspozycji.