Niestety nadal dość często można spotkać się z sytuacją, gdy spółka jest niewłaściwie reprezentowana. Do takiej sytuacji może dojść przykładowo w momencie, w którym zachodzi potrzeba zawarcia umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką. Nierzadko bowiem zdarza się, że członek zarządu zawiera umowę de facto „z samym sobą”. Z jednej strony działa w charakterze przedstawiciela spółki, z drugiej zaś reprezentuje własne interesy jako kontrahent, chociażby, kiedy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.
Na co należy zatem zwrócić uwagę? Kto może reprezentować spółkę w tego rodzaju sytuacjach?
Co do zasady, organem, który reprezentuje spółkę z o.o. „na zewnątrz” jest zarząd. Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, w których spółka zawiera umowę z jednym z członków zarządu. Regulację dot. tej kwestii znajdziemy w art. 210 § 1 k.s.h.
Artykuł 210 k.s.h. jest regulacją mającą na celu ochronę interesu spółki w przypadku, gdy pozostaje on w choćby potencjalnej sprzeczności z interesem członka zarządu. Ma to miejsce przede wszystkim w sytuacji, gdy członka zarządu i spółkę łączą relacje umowne albo gdy podmioty te pozostają ze sobą w sporze. Z tego względu, prewencyjnie, we wszelkich umowach i sporach między członkiem zarządu a spółką wyłączona została kompetencja zarządu w zakresie reprezentacji spółki.
Celem przepisu art. 210 § 1 k.s.h. jest ochrona interesów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
a pośrednio także jej wspólników i wierzycieli, na wypadek konfliktu interesów, który może się ujawnić w sytuacji, gdy członek zarządu zawiera umowę „z samym sobą”, a więc w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występują te same osoby.
Art. 210 § 1 k.s.h. stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Z przepisu tego wynika zatemjednoznacznie, że w sytuacji, w której ma dojść do zawarcia umowy pomiędzy spółką a jednym z członków zarządu, konieczne jest powołanie pełnomocnika do reprezentacji spółki albo pozostawienie sprawy w kompetencji rady nadzorczej.
Mówimy tu jednak o regulacji dotyczącej spółki z o.o., w której, nie zawsze funkcjonuje rada nadzorcza – w przypadku przeważającej grupy spółek jej powołanie jest dobrowolne. W praktyce, większość spółek z o.o. nie decyduje się na powołanie tego organu nadzoru
Warto skupić się zatem na opcji drugiej – tj. powołania pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników.
Jakiego rodzaju powinno to być pełnomocnictwo?
Art. 210 § 1 k.s.h. nie precyzuje o jakie pełnomocnictwo tutaj chodzi, nie wskazuje czy ma to być pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe czy też szczególne. Dlatego też doprecyzowaniem tej kwestii zajął się Sąd Najwyższy i w swej uchwale z dnia 30 stycznia 2019 roku (sygn. akt: III CZP 71/18), jednoznacznie wskazał, iż pełnomocnictwo do reprezentowania spółki powinno być szczególne albo rodzajowe. Takiego pełnomocnika możemy zatem upoważnić do reprezentowania nas przy zawieraniu indywidualnie określonej umowy albo do reprezentowania nas w określonej kategorii czynności prawnych (w tym przypadku określonej kategorii umów).
Jeżeli chodzi o formę pełnomocnictwa – wyraźnie wynika to z treści przepisu art. 210 § 1 k.s.h. – pełnomocnictwo musi przyjąć formę uchwały zgromadzenia wspólników.
Co z prokurentem?
Pojawia się często pytanie, czy prokurent, skoro powołany we właściwy sposób może reprezentować spółkę, może ją reprezentować także w sytuacji wskazanej przez art. 210 § 1 k.s.h.? Otóż nie. Podkreśla się, że wyjątek, który statuuje art. 210 § 1 k.s.h. zawiera katalog zamknięty osób, które są upoważnione do reprezentacji spółki, stąd też nie można się zgodzić, na to, aby prokurent reprezentował spółkę w tak wyjątkowej sytuacji. Wspomniany zakaz tłumaczy się również faktem, że skoro zgodnie z treścią przepisu art. 208 § 6 k.s.h. prokurent powoływany jest przez zarząd, to w takim przypadku niejako właśnie ten organ stałby po obu stronach umowy.
Kto może więcej, ten może też mniej?
Wydawać by się mogło, że skoro umowę z członkiem zarządu spółki z o.o. zawrzeć może pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, to tym bardziej może to zrobić samo zgromadzenie. Nic bardziej mylnego. Zarówno w orzecznictwie jak i w doktrynie podkreśla się, ze art. 210 § 1 k.s.h zawiera zamknięty katalog osób, które mogą reprezentować spółkę w opisywanej sytuacji, a zatem metoda wnioskowania „kto może więcej, to może też mniej” nie może znaleźć miejsca przy stosowaniu tej regulacji.
O jakich typach umów możemy mówić?
W przypadku, o którym mowa w art. 210 k.s.h chodzi o wszelkie umowy, jakie mogą być zawierane przez spółkę z członkami zarządu. Regulacja ta odnosi się zatem zarówno do tych umów, które wiążą się lub mogą wiązać się z pełnioną funkcją, jak i do tych, które są zawierane całkowicie poza źródłem kompetencji, a zatem nie są związane z wykonywaniem przez członka zarządu jego funkcji.
Ponadto, zarówno w orzecznictwie jak i w doktrynie podkreśla się, że nie jest konieczne, aby sprzeczność pomiędzy spółką a członkiem zarządu rzeczywiście występowała. Wystarczy, by zaistniała potencjalna kolizja interesów, a swe zastosowanie już znajdzie regulacja z przepisu art. 210 k.s.h. Brak jest enumeratywnego katalogu sytuacji, podczas których może pojawić się opisywany konflikt interesów. Chodzi tutaj zatem o wszelkie sytuacje, gdzie zawarcie umowy z członkiem zarządu mogłoby prowadzić do nadużyć względem spółki.
Jakie są skutki niedochowania procedury wynikającej z przepisu art. 210 k.s.h.?
Regulacja zawarta w przepisie art. 210 k.s.h ma charakter bezwzględnie obowiązujący, a co za tym idzie skutkiem niezastosowania się do zasad określonych w art. 210 § 1 k.s.h. jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności. Nieważność ta wynika z przepisu art. 58 k.c., a nie jak mogłoby się wydawać przepis art. 39 k.c. (bowiem w przypadku naruszenia zasad określonych w art. 210 § 1 k.s.h. nie mamy do czynienia w ogóle z działaniem falsus organu, o którym mowa we wskazanym przepisie, czyli organu nieprawidłowo umocowanego, będzie to np. działanie w oparciu o pełnomocnictwo udzielone w niewłaściwej formie).
Co istotne, uchybienie wymaganiu formalnemu określonemu w art. 210 k.s.h. w żadnym razie nie może być konwalidowane przez jakiekolwiek inne czynności dorozumiane.
Podsumowanie
Właśnie z powyższych przyczyn, zagadnienie, które po krótce prezentujemy, pomimo częstego braku świadomości po stronie przedsiębiorców, jest niezwykle istotne z punktu widzenia pewności obrotu, decydując, obok takich elementów jak chociażby treść, czy forma, o ważności zawartego stosunku prawnego.
W razie wątpliwości, co do możliwości reprezentowania spółki przez członka zarządu w określonej umowie, zalecamy uprzednią weryfikację tego zagadnienia, aby uniknąć poważnych prawnych konsekwencji ewentualnego błędu.
Kancelaria oferuje pomoc prawną przy sporządzaniu odpowiednich dokumentów, począwszy od obsługi zgromadzenia wspólników celem udzielenia pełnomocnictwa, jak również w zakresie przygotowania odpowiedniej dla klienta treści umowy z kontrahentem.
