Na czym polega kontrola zdalna PIP?
Nowe przepisy pozwalają inspektorowi pracy prowadzić kontrolę:
- w całości,
- w części,
bez fizycznej obecności w siedzibie pracodawcy. W praktyce inspektor będzie uprawniony w szczególności do:
- żądania przedstawienia dokumentów, również w formie elektronicznej: w tym umów, dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń oraz ewidencji czasu pracy;
- prowadzenia czynności kontrolnych w trybie zdalnym: w tym z wykorzystaniem transmisji online umożliwiającej weryfikację dokumentów, wysłuchanie stron oraz przesłuchanie przy użyciu urządzeń zapewniających dwukierunkowy przekaz obrazu albo obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym;
- sporządzania kopii, zestawień oraz analiz przekazanych materiałów.
Istotne dla pracodawców jest to, że przeprowadzenie kontroli w formie zdalnej nie wymaga zgody podmiotu kontrolowanego. Okazanie legitymacji kontrolera oraz doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli może nastąpić z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Granice zdalnej kontroli PIP
Kontrola zdalna nie zastępuje w pełni tradycyjnej kontroli i nie może być stosowana dowolnie. Tryb ten jest dopuszczalny wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i tylko wówczas, gdy nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli oraz nie ogranicza możliwości przeprowadzenia przez inspektora typowych czynności kontrolnych: takich jak bezpośrednia wizytacja na terenie zakładu, żądanie przedłożenia dokumentów czy przesłuchanie osób. Inspektor zachowuje więc prawo wyboru formy kontroli, a w razie potrzeby może połączyć czynności zdalne z obecnością na miejscu.
W praktyce można się spodziewać, że tryb zdalny będzie wykorzystywany przede wszystkim przy kontrolach rutynowych i planowych, opartych głównie na analizie dokumentacji. Inaczej może być w przypadku kontroli związanych z ciężkimi, śmiertelnymi lub zbiorowymi wypadkami przy pracy, gdzie charakter zdarzenia zwykle wymaga obecności inspektora na miejscu.
Kontrola zdalna a wymiana danych między instytucjami
Kontrola zdalna działa w powiązaniu z drugim elementem reformy tj. wzmocnioną wymianą informacji między Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową. Dane dotyczące zatrudnienia będą analizowane w sposób skoordynowany, co ułatwia typowanie podmiotów do kontroli. Dla pracodawcy oznacza to, że rozbieżności między dokumentacją, zgłoszeniami do ZUS i rozliczeniami podatkowymi mogą stać się samodzielnym punktem zapalnym, jeszcze zanim dojdzie do jakiejkolwiek czynności kontrolnej.
Jak się przygotować do kontroli zdalnej PIP?
Nowa formuła kontroli niejako „premiuje” pracodawców, którzy prowadzą dokumentację w sposób uporządkowany i dostępny elektronicznie, ponieważ będą oni mniej narażeni na nieprawidłowości w trakcie kontroli zdalnej Państwowej Inspekcji Pracy. Warto, więc zawczasu:
- uporządkować dokumentację kadrową i płacową – umowy, dokumenty stanowiące podstawę zatrudnienia oraz dokumentację dotyczącą wynagrodzeń (w tym zasad ich ustalania i wypłaty) tak, aby była kompletna, spójna i odzwierciedlała rzeczywisty sposób wykonywania pracy;
- zweryfikować ewidencję czasu pracy pod kątem jej rzetelności i zgodności z faktycznym wykonywaniem obowiązków;
- przygotować dokumentację w formie elektronicznej, umożliwiającej sprawne udostępnienie jej w razie kontroli, także prowadzonej zdalnie;
- zapewnić spójność danych przekazywanych do poszczególnych instytucji oraz wdrożyć wewnętrzne mechanizmy bieżącego wychwytywania niespójności.
Warto przy tym pamiętać, że udostępnianie dokumentacji kadrowej i płacowej w formie elektronicznej (zwłaszcza w trybie zdalnym) musi odbywać się z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych. Dane pracowników powinny być odpowiednio zabezpieczone, tak aby realizacja obowiązków wobec inspekcji nie prowadziła do naruszenia zasad wynikających z RODO.
Kontrola zdalna to realne usprawnienie po stronie inspekcji, które skraca czas czynności i pozwala prowadzić je bez wizyty w firmie. Dla pracodawcy najważniejsze są dwie konsekwencje: kontrola może rozpocząć się szybciej i bez zapowiedzi, a jej przebieg w dużej mierze zależy od stanu dokumentacji, którą przedsiębiorca jest w stanie przedstawić „od ręki” w formie elektronicznej. Dobre przygotowanie dokumentacji staje się dziś najlepszą formą zabezpieczenia przed ryzykiem kontrolnym.
Kontrole PIP coraz częściej obejmują nie tylko dokumentację kadrową i płacową, ale także sposób korzystania z umów cywilnoprawnych oraz modeli współpracy B2B. Warto więc wcześniej sprawdzić, czy przyjęte w firmie rozwiązania są bezpieczne i dobrze udokumentowane. Pomagamy firmom przejść przez ten proces spokojnie: diagnozujemy potencjalne problemy, porządkujemy dokumenty i wspieramy pracodawców w kontakcie z inspekcją. Zapraszamy do kontaktu z naszym Zespołem prawa pracy.
